Apgyendimo ir kambarių valdymas vienoje sekiamoje srityje.
Nesvarbu, ar vadinate studentų bendrabutį, darbininkų stovyklą, korporacinę svečių namus ar darbastalio apgyendimą, kasdieninis darbas atrodo vienodai: prašomas kambaris, priskiriamas, užimamas ir galiausiai atlaisvinamas — o tarpyje kambariai turi būti išvalomi, remontą reikia užregistruoti ir kas nors turi žinoti faktinį užimtumą dabar. Tenderely BPM sujungia kiekvieną iš šių žingsnių į vieną įrašą be kodavimo, todėl atsakymas į klausimą, kas šiandien naktyje miegos kuriame kambaryje, niekada nėra paslėptas skaičiuoklėje ar pareigūno sąsiuvinyje.
Ką apgyendimo įmonė kartoja kiekvieną dieną?
01
Apgyendimo prašymai
Svečias, studentas arba darbininkas turi poreikį. Prašymas gali atsiųsti individualus asmuo, vadovas ar kitas skyrius ir turi būti palyginti su tuo, kas iš tikrųjų yra galima, prieš žadant ką nors.
02
Kambario ir lovos paskirstymas
Tinkamo asmens suderinimas su tinkamu kambariu — pagal lytį, grupę, trukmę ar kategoriją — be dvigubo užsakymo. Jei tai daroma telefonu arba skaičiuoklėje, konfliktai iškyla prie stalo.
03
Registracija ir išregistracija
Užregistruoti, kas įėjo, kada ir su kokiais dokumentais. Tas pats įrašas užsidaro jie išvykus. Be struktūrizuoto įrašo, trukmės, atsakomybės ir garantijų sekimas tampa spėliomis.
04
Valymo darbai
Po kiekvieno išvykimo kambaris turi būti išvalytas ir patvirtintas paruoštas, prieš atvykstant kitam svečiui. Kai šis perdavimas vyksta žodžiu, kambariai priskiriami prieš jie būdami paruošti.
05
Remontai ir defektai
Sulaužyta užrakta, sugedusi dušo, trūkstama matracė — kambare pranešti defektai turi pasiekti tinkamą asmenį ir būti išspręsti prieš grąžinant kambarį į naudojimą.
06
Užimtumo ataskaitos
Kiek lovų užimtos šiandien naktį, kiek laisvos, kiek išjungtos iš naudojimo ir kiek svečių išvyksta šią savaitę — šie skaičiai turi būti matomi be to, kad kas nors juos rankiniu būdu sukauptų.
Kur tai sutrinka šiandien?
Prieinamumas gyvena vieno žmogaus galvoje
Pareigūnas žino kambarių schemą. Kai jis nėra darbe, nėra prieinamas arba yra atostogose, jį keičiantis žmogus žada tai, ko negali įvykdyti — arba atmeta svečius nuo lovų, kurios iš tikrųjų yra laisvos.
Registracijos įrašai yra popieriniai
Įėjimo registrai, paskirstymo lapai ir išvykimo žurnalai, kurie yra popierinės formos, negali būti ieškomi, negali suaktyvinti kito žingsnio ir negali būti greitai patikrinti, kai kas nors ne taip.
Valymo patvirtinimas yra žodinis
Valytojas baigia kambarį ir kam nors pasakoja. Jei tas žmogus yra užimtas, būsenos atnaujinimas nepasiekia stalo, ir kambaris ilgiau lieka pažymėtas kaip nešvarus — arba jis pateikiamas naujam svečiui prieš jį išvalant.
Niekas nemato bendros nuotraukos
Bendras užimtumas, laukiami paskirstymai, kambariai remontiniu metu ir artėjantys išvykimai kiekvienas gyvena kitoje vietoje. Tikslios nuotraukos sudarymui reikalingi skambučiai aplink arba laukimas rytinės ataskaitos.
Ką keičia Tenderely BPM
01
Kiekviena lova yra struktūrizuotas įrašas
Kambario tipas, talpa, dabartinis gyventojas, būsena ir istorija saugomi kaip duomenys. Prieinamumas visada yra šviežias, nepriklauso nuo to, kas dirba.
02
Paskirstymas praeina per patvirtinimo eigą
Prašymas suaktyvina sąlyginę eigą — patikrinamas pagal prieinamumą, nukreipiamas tam, kuris patvirtina paskirstymą, patvirtintas grąžinamas prašytojui. Visas mainai yra įrašyti be vieno el. pašto grandinės.
03
Registracija ir išregistracija palieka pėdsaką
Atvykimo data, išvykimo data, gauti dokumentai ir bet kokie pastabos yra tos pačios įrašo dalis. Audito istorija reiškia, kad pilna svečio vizito nuotrauka gali būti gauta bet kuriuo metu.
04
Valymas yra žingsnis, o ne pokalbis
Kai svečias išregistruojasi, kambario būsena atnaujinama ir valymo užduotis atsidaro automatiškai. Kambaris negrįžta į prieinamumą, kol valytojas nepatvirtina, kad jis paruoštas — savo telefone, iš paties kambario.
05
Remonto defektai nukreipia save
Kambare praneštas defektas tiesiogiai pasiekia tinkamą komandą su SLA. Jei jis nespėjamas laiku, Tenderely siunčia priminimą. Kambaris lieka iš naudojimo, kol remontas patvirtintas.
06
Užimtumas yra tiesioginis vadybinis skydas
Užimtos lovos, laisvos lovos, kambariai remontiniu metu, tikėtini atvykimai ir išvykimai — visi matomi vienoje vietoje, realiuoju laiku, be to, kad kas nors sudarytų ataskaitą.
DUK
Ar tai veikia bendrabutyje ir darbininkų stovyklose taip pat kaip svečių namuose?
+
Taip. Tie patys blokai — kambarių įrašai, paskirstymo eigos, registracijos ir valymo užduotys — taikomi, nesvarbu, ar vadinate universitetą bendrabutį, statybvietės apgyendimą ar korporacinę svečių namus. Formos ir eigos yra sukonfigūruotos, kad atitiktų jūsų terminologiją ir taisykles, o ne priešingai.
Ar svečiai ar gyventojai gali pateikti savo prašymus iš organizacijos išorės?
+
Taip. Viešą formą galima dalintis kaip nuorodą arba įterpti į tinklalapį. Žmogus, kuris prašo kambario, nereikalingas paskyros — jis užpildo formą ir jo pateikimas atidaro įrašą jūsų eigoje, kur jūsų komanda jį paima ir apdoroja.
Ar valymo personalas gali patvirtinti kambario būseną iš savo telefonų?
+
Taip. Tos pačios eigos veikia iOS ir Android programose. Valytojas gali atidaryti jam priskirtus kambarius, žymėti užduotis kaip baigtas ir pranešti apie defektus savo telefone, kai jis vis dar yra kambaryje.
Kaip mes galime kontroliuoti, kas gali matyti svečio arba gyventojo duomenis?
+
Rolėmis pagrįstos ir vienetais pagrįstos leidimai nusprendžia, kas gali žiūrėti, redaguoti arba patvirtinti kiekvieną įrašą. Stalo personalas, valymas, remontai ir vadyba gali gauti prieigą tik prie tų duomenų, kurių reikalauja jų rolė ir nieko daugiau.
Ar yra paruoštas nustatymas, nuo kurio galime pradėti?
+
Taip. Apgyendimo paketas diegiamas su jau sukonfigūruotomis formomis, eigomis ir vadybos skydu, todėl veikiantis nustatymas yra pasiekiamas per minutes. Tada kiekvieną formą ir kiekvieną patvirtinimo žingsnį koreguojate, kad atitiktų savo operaciją — paketas yra pradžios taškas, o ne apribojimas.