Szálláshely- és szobakezelés egy követhető folyamatban.
Függetlenül attól, hogy hallgatói kollégiumot, munkásszállót, céges vendégházat vagy munkahelyi szállásblokot üzemeltet, a napi munka ugyanaz: egy ágy szükséges, hozzárendelésre kerül, foglalt, majd felszabadul — és közben a szobákat tisztítani kell, a karbantartást naplózni, és valakinek tudnia kell az aktuális kihasználtságot. A Tenderely BPM kódolás nélkül összeköti az összes lépést egyetlen rekordba, így a válasz arra, hogy ma éjjel ki hol alszik, soha nem marad egy táblázatban vagy egy ügyeletes jegyzetfüzetében.
Mit ismételnek meg naponta a szálláshely-kezelő műveletek?
01
Elhelyezési kérések
Egy vendég, hallgató vagy dolgozó ágyat igényel. A kérés egy magánszemélytől, felettestől vagy másik osztálytól érkezik, és az aktuálisan rendelkezésre álló kapacitásnak megfelelően kell egyeztetni, mielőtt valaki bármit is ígérne.
02
Szoba- és ágyhozzárendelés
A megfelelő személy megfelelő szobához rendelése — nem, csoport, időtartam vagy kategória alapján — kettős foglalás nélkül. Ha ezt telefonon vagy táblázatban végzik, az ütközések a recepción derülnek ki.
03
Be- és kijelentkezés
Az érkezés rögzítése, ideje és dokumentumai. Ugyanez a rekord lezárulva, amikor távoznak. Strukturált rekord nélkül az időtartam, a felelősség és a kaucók követése találgatás.
04
Takarítási körök
Minden távozás után egy szobát meg kell tisztítani és megerősíteni, hogy készen áll az új vendégnek. Ha ez a kézátvétel szóbeli, a szobákat még nem tisztított állapotban rendelhetik hozzá.
05
Karbantartás és hibák
Egy törött zár, egy hibás zuhany, egy hiányzó matrac — az egy szobában jelentett hibákat a megfelelő csapathoz kell eljuttatni és rendezni, mielőtt a szoba újra üzembe kerülne.
06
Kihasználtsági jelentésadás
Hány ágy foglalt ma éjjel, hány szabad, hány nem üzemelteethető és hány vendég távozik ezen a héten — ezeket a számokat láthatónak kell lennie anélkül, hogy valakinek manuálisan össze kellene állítania őket.
Hol romlik el ma?
Az elérhetőség egy ember fejében él
Az ügyeletes ismeri a szobatérképet. Ha munkashift után nincs elérhető, vagy szabadságon van, a helyettese olyan ígéreteket tesz, amelyeket nem tud teljesíteni — vagy elutasít vendégeket az olyan ágyakból, amelyek valójában szabadok.
A bejelentkezési nyilvántartások papíron vannak
A papíron lévő érkezési nyilvántartások, hozzárendelési lapok és kijelentkezési naplók nem kereshetőek, nem tudnak kiváltani a következő lépést, és nem auditrálhatóak gyorsan, ha valami rosszul sül el.
A takarítás megerősítése szóbeli
Egy takarító befejez egy szobát és elmondja valakinek. Ha az illető foglalt, az állapot frissítése nem jut el a recepciót, és a szoba hosszú ideig piszkosként marad — vagy egy új vendégnek adják, mielőtt megtisztítanák.
Senki nem látja az egész képet
A teljes kihasználtság, a függőben lévő elhelyezések, a karbantartás alatt álló szobák és a közelgő távozások mindegyike máshol él. A pontos kép felépítéséhez körül kell hívni vagy várnod kell a reggeli jelentésre.
Mi változik a Tenderely BPM-mel
01
Minden ágy strukturált rekord
A szoba típusa, kapacitása, aktuális lakója, állapota és előzményei adatként tárolódnak. Az elérhetőség mindig aktuális, nem függ attól, hogy ki van műszakban.
02
Az elhelyezés egy jóváhagyási folyamaton megy keresztül
A kérés feltételes folyamatot indít — az elérhetőséggel szemben ellenőrizve, irányítva ahhoz, aki jóváhagyja az hozzárendelést, visszaigazolva a kérelmezőnek. A teljes csere rögzített, egyetlen e-mail lánc nélkül.
03
A be- és kijelentkezés nyomot hagy
Az érkezés dátuma, távozás dátuma, kapott dokumentumok és megjegyzések ugyanannak a rekordnak a részei. Az audit előzmények azt jelentik, hogy egy vendég teljes tartózkodása bármikor lekérhető.
04
A takarítás egy lépés, nem beszélgetés
Amikor egy vendég kijelentkezik, a szoba állapota frissül, és a takarítási feladat automatikusan megnyílik. A szoba nem kerül vissza az elérhető szobák közé, amíg egy takarító meg nem erősíti, hogy készen áll — a telefonján, a szobában.
05
A karbantartási hibák automatikusan irányítódnak
Egy szobában jelentett hiba közvetlenül a megfelelő csapathoz kerül, egy SLA-val. Ha nem időben oldják meg, a Tenderely emlékeztetőt küld. A szoba a javítás megerősítéséig a nem üzemeltethető szobák közé marad.
06
A kihasználtság egy élő irányítópult
Foglalt ágyak, szabad ágyak, karbantartás alatt álló szobák, várható érkezések és távozások — mind egy helyen, valós időben, senki nem készít jelentést.
GYIK
Ez kollégiumokra és munkásszállókra is működik, mint vendégházakra?
+
Igen. Ugyanazok az építőelemek — szobanyilvántartások, elhelyezési folyamatok, be- és kijelentkezési lépések és takarítási feladatok — érvényesek, függetlenül attól, hogy egyetemi kollégiumot, építkezési helyszínű szállást vagy céges vendégházat kezel. Az űrlapok és a folyamatok az Ön terminológiájára és szabályaira vannak konfigurálva, nem fordítva.
Beküldhetnek a vendégek vagy lakók saját kéréseket a szervezeten kívülről?
+
Igen. Egy nyilvános képernyő link formájában vagy egy weboldalan beágyazva is megosztható. Az egy szobát igénylő személy nem igényel fiókot — kitölti az űrlapot, és a beküldése megnyit egy rekordot az Ön folyamatában, ahol csapata felveszi és feldolgozza.
A takarítási személyzet a telefonjukról erősíthetik meg a szoba állapotát?
+
Igen. Ugyanezek a folyamatok az iOS és Android alkalmazásokon futnak. Egy takarító megnyithatja a hozzárendelt szobákat, feladatok elvégzéseit jelölheti, és hibákat jelenthet a telefonjáról, miközben még a szobában van.
Hogyan szabályozzuk, hogy ki láthatja a vendég- vagy lakóadatokat?
+
A szerepköralapú és egységalapú engedélyek döntenek arról, hogy ki tekintheti meg, szerkesztheti vagy hagyhatja jóvá az egyes rekordokat. A recepcióstafférozat, takarítás, karbantartás és vezetés mindegyike pontosan azt az adatot férhet hozzá, amely a szerepkörhöz szükséges, és nem több.
Van készen álló beállítás, amelyből el tudjuk kezdeni?
+
Igen. A Szálláshely-kezelés csomag már konfigurált formákkal, folyamatokkal és irányítópulttal kerül telepítésre, így egy működő beállítás perceken belül elérhető. Ezután az Ön saját működésének megfelelően beállíthatja az egyes formákat és jóváhagyási lépéseket — a csomag egy kiindulópont, nem egy korlátozás.