Az étkeztetés kezelése egy átlátható folyamatban.
A munkahelyi étkeztetés minden nap ugyanazt az eljárást ismétli: a menüt megtervezni, számon tartani, ki étkezik, rögzíteni, hogy ki hozott vendéget, ellenőrizni, hogy a konyha megfelel-e a biztonsági előírásoknak, majd megpróbálni kideríteni, miért növekszik az egy főre jutó költség. Ezek a lépések általában különböző táblázatokban vagy különböző emberek telefonjain végződnek. A Tenderely BPM egy strukturált folyamatban összeköti a napi menüket, a docenciaadatokat, a vendég-étkezési jóváhagyásokat és az élelmiszer-biztonsági nyilvántartásokat — kód nélkül — így a válaszok már akkor ott vannak, amikor az auditor megkérdezi.
Mit ismétlül meg naponta egy étkeztetési egység?
01
A napi menü megtervezése
A menüt meg kell határozni, közölni és megerősíteni, mielőtt a konyha beszerezheti az összetevőket. Ha az utolsó pillanatban megváltozik a terv és senki nem értesül róla, élelmiszer vész el és panaszok származnak.
02
Az étkezők számának rögzítése
Az adagolt étkezések száma minden költség- és beszerzési számítás alapja. A papíron vagy emlékezetből végzett lélekszámlálás mindig hozzávetőleges és általában helytelen.
03
Az egy főre jutó költség kiszámítása
A pénzügyi csapat és az étkeztetési vállalkozó egyaránt tudni szeretné, mennyibe kerül egy étkezés ebben a hónapban. Ha a docenciaadatok és a számlák külön fájlokban vannak, az egyeztetés kézi projekt.
04
Vendég és látogatói étkezések
Az alkalmazott, aki vendéget hoz ebédhez, engedélyt igényel, és a költséget a megfelelő szervezeti egységhez kell hozzárendelni. Formális lépés nélkül ezek az étkezések egyszerűen eltűnnek az elszámolásokból.
05
Élelmiszer-biztonsági ellenőrzések
A hőmérsékleti naplók, a higiéniai felülvizsgálatok és a mintafelvételek nyírott formában létezniük kell. Egy auditor alatt a hiányzó vagy olvashatatlan papírnaplóból hibaként születik meg.
06
Vállalkozó és számla felülvizsgálata
Hogy a vállalkozó teljesítette-e a megállapodott teljesítményt — a megfelelő számú étkezést, a megfelelő minőséget — azt jóvá kell hagyni, nem pedig feltételezni. Az записи nélküli viták nehezen rendezhetők.
Hol romlik el ez ma?
A docencia találgatás
Az aláírási lapok elvesznek, a számlálást félreolvassák és a betegnapok kiigazítása emlékezetből történik. A pénzügyet elérő szám becslés, így az egy főre jutó költség is becslés.
A vendég étkezések láthatatlanok
Nincs jóváhagyási lépés, így nincs nyilvántartás. A vendéget támogató szervezeti egység soha nem látja a terhelést, és az étkeztetési üzemeltető nem tudja egyeztetni a tervezett és a kiszolgált étkezések közötti különbséget.
Az élelmiszer-biztonsági nyilvántartások papír alapúak
A kézzel kitöltött hőmérsékleti naplók nehezen kereshetők, könnyű őket meghamisítani és lehetetlen összesíteni. Ha egy auditor három hónapnyi nyilvántartásokat kér, az azt jelenti, hogy valaki mappákat keres.
A költségek csak a hónap végén értelmezhetők
Mire a számla megérkezik, egyeztetik a docenciaszemélyzeti naplóval és szervezeti egységek szerint lebontják, a hónap már vége. Bármilyen túlköltekezetés túl későn derül ki ahhoz, hogy korrigálni lehessen.
Mit változtat meg a Tenderely BPM
01
A docencia strukturált adattá válik
Az adagolt étkezéseket napok és étkezési típusok szerint egy rácsba viszik be. Mivel az adatok egy nyilvántartásban vannak, az egy főre jutó költséget valós számokból számítják ki, nem becslésbből.
02
A vendég étkezés jóváhagyása a folyamat egy lépése
A kérés a felelős vezető felé kerül, a jóváhagyás rögzítésre kerül, és a költség automatikusan a megfelelő szervezeti egységhez van hozzárendelve. Semmi sem csúszik meg számlálás nélkül.
03
Az élelmiszer-biztonsági ellenőrzések nyilvántartásban vannak
A hőmérsékleti adatokat, a higiéniai felülvizsgálatokat és a mintavételi eredményeket strukturált formában viszik be. Amikor egy auditor az utolsó negyedévet kéri, a nyilvántartások keresésre és exportálásra kerülnek, nem pedig mappákban keresnek.
04
A jóváhagyási lépések maguknak emlékeztetnek
Adjon egy lépésnek SLA-t, és az emlékeztetőt küld, amikor az idő letellik. A függőben lévő vendég étkezés jóváhagyása vagy a hiányzó biztonsági ellenőrzés nem vár csendesen arra, hogy valaki észrevegye.
05
A költségek most láthatók, nem a hónap végén
A Tenderely BPM-mel a napi docenciaadatok és a jóváhagyott vendég étkezések egy irányítópultat táplálnak, így az egy főre jutó költség és a szervezeti egység szintű kiadások a hónap során láthatók, nem csak a számla megérkezése után.
06
A jóváhagyások mobilon történnek
Egy vezető, aki az irodán kívül van, az iOS vagy Android alkalmazásból egyetlen koppintással jóváhagyja a vendég étkezést vagy felülvizsgál egy élelmiszer-biztonsági eszkalációt. A folyamat nem állna meg, amíg kívül vannak.
GYIK
Adhatunk hozzáférést az étkeztetési vállalkozónak anélkül, hogy kitennénk a belső adatokat?
+
Igen. A vállalkozó külső felhasználóként csatlakoztatható olyan hozzáféréssel, amely pontosan azokra a nyilvántartásokra korlátozódik, amelyek relevánsak számára — napi menük, docencia-megerősítések és saját számlák — és semmi más a munkaterületen.
Benyújthatják az alkalmazottak saját étkezési preferenciáikat vagy diétás igényeiket?
+
Igen. Közzétehető egy nyilvános vagy belső forma az alkalmazottak számára, hogy bejelentkezzenek preferenciáik, allergiáik vagy speciális étkezési igényeik. Ezek a bejelentkezések strukturált nyilvántartásként kerülnek a konyha csapatának, amely közvetlenül cselekedhet.
Hogyan áll meg az élelmiszer-biztonsági ellenőrzési nyilvántartás egy auditban?
+
Minden bejegyzés időbélyeggel van ellátva, annak az embernek az attribútuma, aki elkészítette, és teljes auditelvezényléssel tárolódik, amely azt mutatja, hogy szerkesztésre kerülült-e és kik. A nyilvántartás nem halkítható meg az utolsó pillanatban, amely pontosan az, amit egy auditor tudni szeretne.
Láthatnak a különböző szervezeti egységek csak saját étkezési költségeket?
+
Igen. A szerepalapú és egység alapú engedélyek azt jelenti, hogy egy szervezeti egység vezetője csak saját csapatának docenciaadatait és költségeit látja, míg a pénzügy a teljes képet látja. Nincs szükség kódot igénylő konfigurációra.
Van-e kész beállítás, vagy nulláról kezdünk?
+
Az Étkeztetés kezelése csomag olyan formákkal, jóváhagyási folyamatokkal és egy irányítópulttal nyílik meg, amelyek már a helyükön vannak, így egy működő beállítás perceken belül elérhető. Ezután a menüket, jóváhagyási láncokat és ellenőrzési sablonokat az étkeztetési egység tényleges működéséhez igazítja.