إدارة المقصف في سير قابل للتتبع
يكرر المقصف الموظفين نفس الدورة كل يوم: التخطيط للقائمة والعد الذي يتناول الطعام وتسجيل من أحضر ضيفاً والتحقق من توافق المطبخ مع معايير السلامة، ثم السؤال عن سبب استمرار تكلفة الفرد في الانجراف. تميل كل واحدة من تلك الخطوات إلى أن تكون موجودة في جدول بيانات مختلف أو على هاتف شخص مختلف. يربط Tenderely BPM القوائم اليومية والحضور وموافقات وجبات الضيوف وسجلات سلامة الغذاء في سير واحد منظم — بدون أكواد — بحيث تكون الإجابات موجودة قبل أن يسأل المدقق.
ما الذي تكرره عملية المقصف كل يوم؟
01
التخطيط للقائمة اليومية
يجب تعيين القائمة والإعلان عنها والتأكيد منها قبل أن يتمكن المطبخ من طلب المكونات. عندما تتغير الخطة في اللحظة الأخيرة ولا يُبلغ أحد بذلك، يحدث إهدار للغذاء وتتبع شكاوى.
02
تسجيل من يتناول الطعام
عد الوجبات المقدمة هو أساس كل حساب التكلفة والمشتريات. العد الذي يتم على ورقة أو من الذاكرة يكون دائماً تقريبياً وعادة ما يكون خاطئاً.
03
حساب التكلفة لكل فرد
فريق المالية والمتعاقد مع المقصف يريد كلاهما معرفة تكلفة وجبة واحدة في هذا الشهر. عندما تكون أرقام الحضور والفواتير في ملفات منفصلة، التوفيق يصبح مشروعاً يدوياً.
04
وجبات الضيوف والزوار
الموظف الذي يأتي بضيف إلى الغداء يحتاج إلى إذن، والتكلفة تحتاج إلى أن تُنسب إلى القسم المناسب. بدون خطوة رسمية، تلك الوجبات ببساطة تختفي من الحسابات.
05
فحوصات سلامة الغذاء
يجب أن توجد سجلات درجة الحرارة والتفتيش الصحي وسجلات العينات مكتوبة. أثناء تدقيق، يصبح سجل ورقي مفقود أو غير قابل للقراءة النتيجة.
06
مراجعة المتعاقد والفاتورة
سواء قام المتعاقد بتسليم ما تم الاتفاق عليه — العدد الصحيح من الوجبات والجودة الصحيحة — يحتاج إلى التوقيع عليه وليس افتراضه. النزاعات بدون سجلات يصعب تسويتها.
أين يحدث العطل اليوم؟
الحضور هو تخمين
تُفقد أوراق التوقيع والعدادات تُقرأ بشكل خاطئ والتعديلات لأيام المرض تُجرى من الذاكرة. الرقم الذي يصل إلى المالية هو تقدير، لذا فإن التكلفة لكل فرد تكون تقديراً أيضاً.
وجبات الضيوف غير مرئية
لا توجد خطوة موافقة، لذا لا توجد سجلات. القسم الذي دعم الضيف لا يرى الرسم أبداً، والمشغل لا يستطيع المصالحة بين الفرق بين الوجبات المخطط لها والمقدمة.
سجلات سلامة الغذاء ورقية
سجلات درجة الحرارة المملوءة يدوياً يصعب استرجاعها وسهل تزييفها ومستحيل تجميعها. طلب المدقق ثلاثة أشهر من السجلات يعني أن شخصاً ما يبحث في المجلدات.
التكاليف منطقية فقط في نهاية الشهر
بحلول الوقت الذي تُستقبل فيه الفاتورة وتُطابق مع سجل الحضور وتُقسم حسب القسم، يكون الشهر قد انتهى بالفعل. يتم اكتشاف أي إنفاق زائد متأخراً جداً للتصحيح.
ما الذي يتغير مع Tenderely BPM
01
يصبح الحضور بيانات منظمة
تُدخل الوجبات المقدمة على شبكة مقابل كل يوم وكل نوع وجبة. لأن الأرقام موجودة في سجل واحد، يتم حساب التكلفة لكل فرد من أرقام حقيقية وليس تقديرات.
02
موافقة وجبة الضيف هي خطوة في السير
الطلب يذهب إلى المدير المسؤول والموافقة تُسجل والتكلفة تُنسب إلى القسم المناسب تلقائياً. لا شيء ينزلق دون عد.
03
فحوصات سلامة الغذاء مسجلة
تُدخل قراءات درجة الحرارة والفحوصات الصحية ونتائج العينات في نموذج منظم. عندما يطلب المدقق الربع الأخير، تُبحث السجلات وتُُصدّر وليست مصطادة في المجلدات.
04
خطوات الموافقة تطارد نفسها
أعط خطوة اتفاقية مستوى خدمة وهي ترسل تذكيراً عندما ينفد الوقت. موافقة وجبة ضيف معلقة أو فحص سلامة مفقود لا ينتظر بهدوء حتى يلاحظ شخص ما.
05
التكاليف مرئية الآن وليس في نهاية الشهر
مع Tenderely BPM، الحضور اليومي والوجبات المعتمدة للضيوف تغذي لوحة معلومات، لذا التكلفة لكل فرد والإنفاق على مستوى القسم مرئيان طوال الشهر وليس فقط بعد وصول الفاتورة.
06
الموافقات تحدث على الجوال
مدير خارج المكتب يوافق على وجبة ضيف أو يراجع تصعيد سلامة غذاء من تطبيق iOS أو Android برقة واحدة. السير لا يتوقف بينما هم بعيداً.
الأسئلة الشائعة
هل يمكننا إعطاء متعاقد المقصف الوصول دون كشف البيانات الداخلية؟
+
نعم. يمكن توصيل المتعاقد كمستخدم خارجي مع إمكانية وصول محدودة بالضبط للسجلات ذات الصلة بهم — القوائم اليومية وتأكيدات الحضور وفواتيرهم الخاصة — وأي شيء آخر داخل مساحة عملك.
هل يمكن للموظفين تقديم تفضيلاتهم الخاصة للوجبات أو المتطلبات الغذائية؟
+
نعم. يمكن نشر نموذج عام أو داخلي للموظفين لتقديم التفضيلات والحساسيات أو طلبات وجبات خاصة. تلك الطلبات تهبط كسجلات منظمة يمكن لفريق المطبخ أن يتصرف عليها مباشرة.
كيف يصمد سجل فحص سلامة الغذاء في التدقيق؟
+
كل إدخال له طابع زمني ومنسوب للشخص الذي قام به ومُخزّن مع سجل تدقيق كامل يظهر ما إذا تم تحريره ومن قام به. لا يمكن تعديل السجل بهدوء بعد الواقع، وهذا هو بالضبط ما يحتاج المدقق إلى رؤيته.
هل يمكن لأقسام مختلفة أن ترى فقط تكاليف وجباتهم الخاصة؟
+
نعم. الأذونات القائمة على الدور والوحدة تعني أن رئيس القسم يرى أرقام الحضور والتكلفة لفريقه الخاص، بينما تَرى المالية الصورة الكاملة. لا تتطلب أي عملية تكوين أكواداً.
هل هناك إعداد جاهز أم نبدأ من الصفر؟
+
تفتح حزمة إدارة المقصف مع نماذج وسيور موافقة ولوحة معلومات بالفعل في مكانها، لذا إعداد عامل يكون متاحاً في دقائق. ثم تعدل القوائم وسلاسل الموافقة وقوالب الفحص لتتطابق مع كيفية عمل المقصف الفعلي لديك.