Управление на столовата в един проследяем процес.
Столовата на персонала повтаря един и същ цикъл всеки ден: планира менюто, брои кой яде, записва кой донесе гост, проверява дали кухнята отговаря на стандартите за безопасност, а след това се чуди защо разходът на човек продължава да се колеба. Всяка от тези стъпки обикновено живее в различна таблица или на телефона на различен човек. Tenderely BPM свързва дневните менюта, посещаемостта, одобренията за гостни ястия и записите за безопасност на храната в един структуриран процес — без код — така че отговорите са там преди одитът да попита.
Какво повтаря ежедневно една столова?
01
Планиране на дневното меню
Менюто трябва да бъде определено, съобщено и потвърдено преди кухнята да може да поръча съставки. Когато планът се променя в последния момент и никой не бъде информиран, храната се хвърля и следват жалби.
02
Записване на кой яде
Броенето на подадени ястия е основата на всеки разход и расчет на закупки. Броене на глави, направено на хартия или по памет, е винаги приблизително и обикновено погрешно.
03
Изчисляване на разход на човек
Финансовият екип и предприемачът на столовата и двамата искат да знаят какво струва един прием на храна този месец. Когато фигурите за посещаемостта и фактурите живеят в отделни файлове, помирението е ръчен проект.
04
Ястия на гости и гостуващи лица
Служител, който донесе гост на обяд, нужда от разрешение, и разходът трябва да се припише на правилния отдел. Без формална стъпка, тези ястия просто изчезват от сметките.
05
Проверки на безопасност на храната
Логове на температури, проверки на хигиена и записи на проби трябва да съществуват писмено. При одит, липсващ или нечетлив хартиен лог се превръща в намиране.
06
Преглед на предприемач и фактури
Дали предприемачът доставил това, което е договорено — правилният брой ястия, правилното качество — трябва да бъде подписано, не предполагано. Спорове без записи са трудни за уреждане.
Къде се разваля днес?
Посещаемостта е гадание
Листове за подпис се губят, брояч се неправилно чета и корекции за болнични дни се правят по памет. Фигурата, която достига финансите, е оценка, така че разходът на човек също е оценка.
Гостни ястия са невидими
Няма стъпка за одобрение, така че няма запис. Отделът, който спонсорира госта, никога не вижда таксата, и операторът на столовата не може да помири разликата между планирано и подадено ястие.
Записи за безопасност на храната са на хартия
Логове за температура, попълнени ръчно, са трудни за извличане, лесни за фалшифициране и невъзможни за събиране. Одитор, който поиска три месеца записи, означава някой да прелиства папки.
Разходите имат смисъл само в край на месец
До момента, когато фактурата е получена, съпоставена срещу логът за посещаемостта и разделена по отдел, месецът вече е минал. Всеки надвишен разход се открива твърде късно, за да се коригира.
Какво се променя с Tenderely BPM
01
Посещаемостта се превръща в структурирани данни
Подадени ястия се вписват на решетка срещу всеки ден и всеки тип ястие. Защото фигурите са в един запис, разходът на човек се изчислява от реални числа, не оценки.
02
Одобрение на гостно ястие е стъпка в процеса
Искането отива при отговорния мениджър, одобрението е записано, и разходът се припределя на правилния отдел автоматично. Нищо не мине незаброено.
03
Проверки на безопасност на храната са на запис
Показания на температури, проверки на хигиена и резултати на проби се вписват в структурирана форма. Когато одитор поиска последния тримесечие, записите се претърсват и експортират, не се търсят през папки.
04
Стъпки на одобрение се преследват сами
Дайте стъпка SLA и тя изпраща напомняне когато времето изтече. Чакащо одобрение на гостно ястие или липсваща проверка на безопасност не чака тихо некой да го забележи.
05
Разходите са видими сега, не в край на месец
С Tenderely BPM, дневна посещаемост и одобрени гостни ястия хранят табло, така че разходът на човек и разходите на ниво отдел са видими през месеца, не само след пристигане на фактурата.
06
Одобренията се правят на мобилен
Мениджър, който е извън офиса, одобрява гостно ястие или преглежда преобременяване на безопасност от iOS или Android приложението с един допир. Процесът не спира докато те са далеч.
ЧЗВ
Можем ли да дадем достъп на предприемача на столовата без да разкриваме вътрешни данни?
+
Да. Предприемач може да бъде свързан като външен потребител с достъп ограничен до точно записите, които са му релевантни — дневни менюта, потвърждения на посещаемост и собствени фактури — и нищо друго в работното ви пространство.
Могат ли служителите да представят собствени предпочитания на ястия или диетични изисквания?
+
Да. Публична или вътрешна форма може да бъде публикувана за служителите да представят предпочитания, алергии или специални искания за ястия. Тези представяния попадат като структурирани записи, на които екипът на кухнята може директно да действа.
Как записът на проверка на безопасност на храната устои при одит?
+
Всеки запис е отбелязан с временна печат, припределен на лицето, което го е направило, и съхранено с пълна история на одит, която показва дали е редактиран и от кого. Записът не може да бъде тихо преработен след това, което е точно това, което одиторът трябва да видит.
Могат ли различни отдели да видят само собствените си разходи на ястия?
+
Да. Разрешения, базирани на роля и единица, означават че началник на отдел вижда фигурите за посещаемост и разход за собствения си екип, докато финансите виждат пълната картина. Никаква конфигурация не изисква код.
Има ли готова настройка или започваме от нула?
+
Пакетът за управление на столовата се отваря с форми, потоци на одобрение и табло вече на място, така че работеща настройка е налична в рамките на минути. След това коригирате менюта, вериги на одобрение и шаблони на проверки, за да съответстват на начина, по който столовата ви всъщност работи.