← Tenderely BPM
MODUL
Szerződéskezelés végig végig egy folyamatban.
Az aláírás nem a szerződési folyamat vége, hanem a közepe. Az igazi kockázat utána jön: senki sem figyeli a lejárati dátumot, és a szerződés vagy automatikusan megújul, vagy észrevétlenül lejár. A Tenderely BPM az aláírás után is nyomon követi a szerződést.
Mit ismétel meg egy szerződési folyamat?
01
Kérelem és készítés
Melyik ügylethez, mely féllel, mely sablonból – strukturált kérelem nélkül a jogi osztály minden alkalommal ugyanazokat a kérdéseket teszi fel.
02
Belső jóváhagyás
A jóváhagyási lépések az érték és típus függvényében változnak, így a jóváhagyónak egy szabály alapján kell következnie.
03
Tárgyalási fordulók
A másik fél változtatásai és az aktuális verzió nyomon követése szükséges; rossz verzió aláírása valós kockázat.
04
Aláírás
Az aláírási sorrend és az aláírási jogosultság a rekordban kell legyen, az aláírt példány egy helyen.
05
Kötelezettségek hatályban
Az olyan kötelezettségek, amelyeket nem írnak be a naptárba, csak megsértéskor emlékeztetnek rá.
06
Lejárat és megújítás
Ha lemarad az értesítési időszakról egy automatikus megújulású szerződésnél, még egy feltételhez kötötted magad.
Hol szakad meg ma?
Szerződések egy mappában vannak
Az aláírt példányok egy megosztott meghajtón vagy fiókban ülnek, és mivel senki sem kérdezi meg, mikor végződnek, senki sem tudja.
Lejárati dátumok elcsúsznak
Egy szerződés, amelyet az értesítési időszak lejárta után vesznek észre, még egy feltételhez marad érvényes.
Az aktuális verzió bizonytalan
Az e-mailen keresztül mozgó fájlok "final_v3_latest" szöveget eredményeznek, és néha rossz verzió aláírásra kerül.
Senki nem biztos, ki jóváhagy
A szabály egy házirend-dokumentumban van, de a betartása a memóriától függ, és az eltérés a könyvvizsgálatnál bukkan fel.
Mi változik a Tenderely BPM-mel
01
Kérelmek strukturáltan érkeznek
A fél, tárgy, érték és időtartam mezőként érkeznek, így a jogi osztály nem fut információ után.
02
Jóváhagyás érték alapján ágazik
A jóváhagyó személyét szabály határozza meg, és a szabály a folyamatban él, nem egy dokumentumban.
03
Verziók a rekordban
Minden forduló egy lépés, így látható, mely fájl mikor érkezett – és mely verzió az aktuális.
04
Lejárati dátumok figyelmeztetnek
A megújítás és értesítési dátumok időzítőket indítanak, és az aktuális személyt figyelmeztetés érkezik a közelítéskor.
05
Az ellenoldal kívülről csatlakozik
Egy nyilvános formanyomtatvány link lehetővé teszi számára a dokumentumok feltöltését vagy jóváhagyást fiók nélkül.
GYIK
Nyomon követi a szerződés lejárati dátumait?
+
Igen. A lejárat és értesítési dátumok a rekord mezői, az időzítők ezzel szemben futnak, és a közelgő megújítás figyelmeztetésként eléri az aktuális személyt. A megújítási döntés maga is egy lépés lehet.
Használhatunk elektronikus aláírást?
+
A folyamat kezeli az aláírási lépést és az aláírt példány feltöltését; az aláírási módszer rajtad múlik. Ki hagyott jóvá melyik verziót és mikor, mindkét esetben rögzített.
Használhatjuk a saját sablonainkat?
+
Igen. A sablonfájl a rekordhoz csatolódik és a kérelemformanyomtatványból származó mezőkkel utazik. Az, hogy mely sablon mely ügylethez alkalmazandó, feltételesen dönthető el.