← Tenderely BPM
MODUL
Kontraktstyring fra start til slutt i én prosess.
Signering er ikke slutten på en kontraktprosess, men midten. Den virkelige risikoen kommer etterpå: niemand overvåker sluttdatoen, og kontrakten fornyes enten automatisk eller utløper uten at noen merker det. Tenderely BPM fortsetter å følge kontrakten etter signeringen.
Hva gjentas i en kontraktprosess?
01
Forespørsel og utkast
For hvilken avtale, med hvilken part, fra hvilken mal – uten en strukturert forespørsel stiller juridisk de samme spørsmålene hver gang.
02
Intern godkjenning
Godkjenningstrin endres med verdi og type, så hvem som må godkjenne må følge en regel.
03
Forhandlingsrunder
Endringer fra andre siden og hvilken versjon som er gjeldende må spores; signering av feil versjon er en reell risiko.
04
Signering
Signeringsrekkefølge og signeringsmyndighet hører hjemme på posten, og det signerte eksemparet på ett sted.
05
Forpliktelser i kraft
Forpliktelser som ikke legges inn i en kalender blir bare husket når de blir brutt.
06
Utløp og fornyelse
Gå glipp av fristen på en automatisk fornyet kontrakt og du er forpliktet for en ny periode.
Hvor bryter dette sammen i dag?
Kontrakter ligger i en mappe
Signerte kopier sitter på en delt stasjon eller i en skuff, og fordi niemand spør når hver enkelt utløper, vet niemand det.
Sluttdatoer glir
En kontrakt som oppdages etter at fristen har gått utløper, forblir i kraft for en ny periode.
Gjeldende versjon er uklar
Filer som hopper gjennom e-post produserer "final_v3_latest", og noen ganger signeres feil versjon.
Niemand er sikker på hvem som godkjenner
Regelen står i et policydokument, men håndheving avhenger av hukommelse, og gapet dukker opp ved revisjon.
Hva endres med Tenderely BPM
01
Forespørsler ankommer strukturert
Part, emne, verdi og periode kommer inn som felt, så juridisk jakter ikke på manglende informasjon.
02
Godkjenning grener på verdi
Hvem som godkjenner bestemmes av regel, og regelen lever i prosessen i stedet for i et dokument.
03
Versjoner på posten
Hver runde er et trinn, så hvilken fil som ankom når – og hvilken versjon som er gjeldende – er synlig.
04
Sluttdatoer advarer deg
Fornyelse og frister driver timere, og den ansvarlige blir advart når de nærmer seg.
05
Motparten deltar utenfra
En offentlig skjemakoppeling lar dem laste opp dokumenter eller gi godkjenning uten en konto.
OFTE STILTE SPØRSMÅL
Sporer den kontraktslutdatoer?
+
Ja. Utløps- og frister er felt på posten, timere kjører mot dem, og en forestående fornyelse når den ansvarlige som en advarsel. Fornyelsesbeslutningen kan selv være et trinn.
Kan vi bruke elektronisk signatur?
+
Prosessen styrer signeringstrinn og opplasting av det signerte eksemparet; hvilken signaturmetode du bruker er opp til deg. Hvem som godkjente hvilken versjon, og når, registreres uansett.
Kan vi bruke våre egne maler?
+
Ja. Malmalen din legges ved posten og reiser med feltene fra forespørselsskjemaet. Hvilken mal som gjelder for hvilken avtale kan bestemmes betinget.