← Tenderely BPM
MOD
Gestiunea contractelor de la capăt la capăt într-un singur flux.
Semnarea nu este sfârşitul unui proces de contract, ci mijlocul acestuia. Riscul real vine după: nimeni nu urmărește data de expirare, și contractul fie se reînnoiește singur, fie expira neobservat. Tenderely BPM continuă să urmărească contractul după semnătură.
Ce se repetă într-un proces de contract?
01
Cerere și redactare
Pentru care tranzacție, cu care parte, din care șablon — fără o cerere structurată, departamentul juridic pune aceleași întrebări de fiecare dată.
02
Aprobare internă
Pașii de aprobare se schimbă în funcție de valoare și tip, deci cine trebuie să dea acordul trebuie să urmeze o regulă.
03
Runde de negociere
Modificările din partea cealaltă și care versiune este curentă trebuie urmărite; semnarea versiunii greșite este un risc real.
04
Semnătură
Ordinea de semnare și autoritatea celui care semnează trebuie să fie pe înregistrare, iar copia executată într-un singur loc.
05
Obligații în vigoare
Angajamentele care nu sunt puse într-un calendar sunt reținute doar când sunt încălcate.
06
Expirare și reînnoire
Ratați perioada de notificare la un contract cu reînnoire automată și sunteți angajat pentru încă un termen.
Unde se întâmplă problemele astazi?
Contractele se află într-un dosar
Copiile executate se află într-un disc partajat sau într-un sertar, și pentru că nimeni nu cere când se încheie fiecare, nimeni nu știe.
Datele de expirare se amână
Un contract observat după perioada de notificare rămâne în vigoare pentru încă un termen.
Versiunea curentă nu este clară
Fișierele care circulă prin e-mail produc "final_v3_latest", iar uneori versiunea greșită primește semnătură.
Nimeni nu este sigur cine aprobă
Regula se află într-un document de politică, dar aplicarea ei depinde de memorie, și decalajul apare la audit.
Ce se schimbă cu Tenderely BPM
01
Cererile sosesc structurate
Parte, subiect, valoare și termen vin ca câmpuri, deci departamentul juridic nu urmărește informații lipsă.
02
Aprobare pe bază de valoare
Cine trebuie să dea acordul este decis de o regulă, iar regula se află în flux mai degrabă decât într-un document.
03
Versiuni pe înregistrare
Fiecare rundă este un pas, deci care fișier a sosit când — și care versiune este curentă — este vizibil.
04
Datele de expirare vă avertizează
Datele de reînnoire și notificare conduc timeri, și persoana responsabilă primește avertisment pe măsură ce se apropie.
05
Contrapartea se alătură din exterior
Un link de formular public le permite să încarce documente sau să dea aprobare fără un cont.
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Urmărește datele de expirare ale contractelor?
+
Da. Datele de expirare și notificare sunt câmpuri pe înregistrare, timeri funcționează împotriva lor, și o reînnoire care se apropie ajunge la persoana responsabilă ca avertisment. Decizia de reînnoire poate fi ea însăși un pas.
Putem folosi semnătura electronică?
+
Procesul gestionează pasul de semnare și încărcarea copiei executate; care metodă de semnare folosiți depinde de voi. Cine a aprobat care versiune și când este înregistrat oricum.
Putem folosi propriile noastre șabloane?
+
Da. Fișierul șablon se atașează la înregistrare și se deplasează cu câmpurile din formularul de cerere. Care șablon se aplică cărei tranzacții poate fi decis în mod condiționat.