← Tenderely BPM
MODUL
Kontraktstyring fra start til slut i ét flow.
Underskriften er ikke slutningen på en kontraktproces, men midten. Den rigtige risiko kommer efter: ingen holder øje med slutdatoen, og kontrakten fornyes enten stilfærdigt eller bortfalder uden at nogen bemærker det. Tenderely BPM fortsætter med at spore kontrakten efter underskriften.
Hvad gentager en kontraktproces?
01
Anmodning og udkast
Hvilken handel, med hvilken part, fra hvilken skabelon – uden en struktureret anmodning stiller juridisk de samme spørgsmål hver gang.
02
Intern godkendelse
Godkendelsestrin varierer efter værdi og type, så hvem der skal godkende skal følge en regel.
03
Forhandlingsrunder
Ændringer fra den anden side og hvilken version der er aktuel skal spores; at underskrive den forkerte version er en ægte risiko.
04
Underskrift
Underskriftrækkefølge og signaturbeføjelse hører til på posten, og det udførte eksemplar på ét sted.
05
Forpligtelser i kraft
Forpligtelser der ikke lægges i en kalender huskes kun når de brydes.
06
Udløb og fornyelse
Gå glip af varslingsperioden på en selvfornyende kontrakt og du er bundet for endnu en periode.
Hvor går det galt i dag?
Kontrakter ligger i mapper
Udførte kopier sidder på et delt drev eller i en skuffe, og fordi ingen spørger hvornår hver enkelt udløber, ved ingen det.
Slutdatoer glides over
En kontrakt der opdages efter varslingsperioden er gået forbi forbliver i kraft for endnu en periode.
Den aktuelle version er uklart
Filer der sendes rundt via e-mail producerer "final_v3_latest", og nogle gange underskriver man den forkerte version.
Ingen er sikker på hvem der godkender
Reglen ligger i et politikdokument men håndhævelsen afhænger af hukommelse, og hullet dukker op ved revision.
Hvad ændrer sig med Tenderely BPM
01
Anmodninger kommer struktureret
Part, emne, værdi og løbetid kommer ind som felter, så juridisk jagter ikke manglende oplysninger.
02
Godkendelse forgrener sig på værdi
Hvem der godkender afgøres af regel, og reglen lever i flowet i stedet for i et dokument.
03
Versioner på posten
Hver runde er et trin, så hvilken fil der kom hvornår – og hvilken version der er aktuel – er synligt.
04
Slutdatoer advarer dig
Fornyelse og varslingsdata styrer timere, og den ansvarlige advares når de nærmer sig.
05
Modparten deltager udefra
Et offentligt formlink lader dem uploade dokumenter eller give godkendelse uden en konto.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Sporer den kontraktudløbsdatoer?
+
Ja. Udløbs- og varslingsdata er felter på posten, timere kører mod dem, og en kommende fornyelse når frem til den ansvarlige som en advarsel. Fornyelsesbeslutningen kan selv være et trin.
Kan vi bruge elektronisk signatur?
+
Processen styrer underskriftstrinnet og uploadet af det udførte eksemplar; hvilken signaturmetode du bruger er op til dig. Hvem der godkendte hvilken version og hvornår registreres alligevel.
Kan vi bruge vores egne skabeloner?
+
Ja. Din skabelonfil vedhæftes posten og rejser sammen med felterne fra anmodningsformen. Hvilken skabelon der gælder hvilken handel kan afgøres betinget.