← Tenderely BPM
MODUULI
Ostohyväksyntä yhdessä jäljitettävässä prosessissa.
Ostaminen on prosessi, joka tuottaa yrityksessä eniten sähköposteja ja jättää vähiten jäljellä. Kuka pyysi, kuka hyväksyi, mikä tarjous valittiin ja miksi — puoli vuotta myöhemmin vastaukset asuvat yleensä jonkun postilaatikossa. Tenderely BPM sitoo pyynnön, tarjoukset, hyväksynnän ja tilauksen yhdeksi rekordiksi ilman koodausta.
Mitä ostoprosessi toistaa?
01
Pyynnön tekeminen
Tarvitsija kertoo mitä, kuinka paljon ja miksi. Kun pyyntö on vapaa teksti, pyyntöjen vertaaminen muuttuu mahdottomaksi.
02
Tarjousten kerääminen
Hintatarjoukset tulevat usealta toimittajalta. Jos tarjoukset eivät ole koskaan rinnakkain, "paras tarjous" on mielipidekysymys.
03
Hyväksyntäketju
Hyväksyntävaiheet muuttuvat summan mukaan: linjapäällikkö, osastopäällikkö, rahoitus. Jokainen jumittunut vaihe pysäyttää prosessin päiviksi.
04
Budjetin tarkistus
Mihin budjettiriviin kulut kohdistuvat ja onko rivillä vielä varaa, on näyttävä ennen hyväksyntää — ei sen jälkeen.
05
Tilaus ja toimitus
Hyväksytystä pyynnöstä tulee tilaus; toimituspäivät, osatoimistukset ja viivästykset vaativat seurantaa.
06
Laskun täsmäytys
Vastaaako lasku tilausta ja todellista toimitusta? Epätäsmällinen lasku maksetaan, jos kukaan ei huomaa.
Missä tämä hajoaa tänään?
Hyväksynnät katoavat sähköpostiin
Hyväksyntä on vastaus. Se jonottaa johtajan postilaatikossa ja jää sinne, ellei kukaan muista sitä, ja pyynnöstä unohtuu kenen puoleen edes käännyttiin.
Tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia
Yksi on PDF, yksi chatviesti, yksi annettiin puhelimessa. Koska ne eivät ole koskaan samassa taulukossa, valinnan perustelua ei koskaan kirjoiteta.
Raja-arvo on paperilla
"Yli 50 k vaatii johtajan" on politiikkadokumentissa, mutta sen noudattaminen riippuu muistista. Kun sitä ei muisteta, se paljastuu auditissa.
Kokonaissumma näkyy vasta jälkikäteen
Kuinka paljon sitoutui jokaiselle budjettirivilla tämä vuosineljännes saapuu kirjanpidosta kuukauden lopun jälkeen.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Pyyntö on strukturoitua dataa
Mitä, kuinka paljon, mikä budjettirivä, milloin tarvitaan. Koska kentät ovat määritelty, pyynnöistä tulee vertailukelpoisia ja raportoitavia.
02
Hyväksyntä haarautuu summan mukaan
Ehdollinen haarautuminen ja rinnakkaiset vaiheet määritetään ilman koodausta. Raja-arvo on prosessissa sen sijaan, että olisi politiikkadokumentissa.
03
Odottuva vaihe muistuttaa itseään
Anna vaiheen SLA ja se varoittaa määräajan ylityttyä. Hyväksynnät eivät enää istu hiljaa postilaatikossa.
04
Hyväksy puhelimesta
Sama prosessi toimii iOS- ja Android-sovelluksissa, joten matkalla oleva johtaja siirtää hyväksynnän yhdellä napauksella.
05
Toimittajat antavat tarjoukset ulkopuolelta
Lähetä julkinen lomake toimittajalle linkkinä ja hänen tarjouksensa laskeutuu samaan rekordiin. He eivät tarvitse tiliä.
06
Menot näkyvät nyt
Sitoutuneet summat budjettirivittäin, vireillä olevat hyväksynnät ja myöhästyneet toimitukset näkyvät hallintapaneelissa kuukauden lopun odottelun sijaan.
UKK
Voidaanko nykyiset hyväksyntäsäännöt kopioida tarkalleen?
+
Kyllä. Hyväksyntäketjut, haarautuminen summan tai kategorian mukaan, rinnakkaiset hyväksynnyt ja delegointi määritetään ilman koodausta. Jos sääntö on "kaksi allekirjoitusta yli 100 k", prosessi pakottaa juuri sen, eikä sitä voi ohittaa ilman, että poikkeus kirjataan.
Keskustellaanko ERP- tai kirjanpitojärjestelmän kanssa?
+
Kyllä. API-avaimet, lähtevät webhookit tapahtumassa, saapuvat webhookit jotka avaavat rekordeja ulkoisesta järjestelmästä, ajoitettu Google Sheets -syöte ja Excel/CSV-tuonti ja -vienti ovat saatavilla. Hyväksytty tilaus voi ilmoittaa omalle järjestelmällesi automaattisesti.
Voivatko kaikki nähdä ostodataa?
+
Ei. Yksikkö-, rooli- ja kenttätasoiset oikeudet määrittävät kuka näkee mitä, ja osasto voidaan rajoittaa omiin pyyntöihin. Kentät kuten hinta voidaan piilottaa tietyiltä rooleilla.