← Tenderely BPM
TOIMIALARATKAISU
Prosessinhallinnan ja ohjelmiston asianajotoimistoille.
Asianajotoimistossa kallein virhe on määräajan väliin jääminen. Toisiksi kallein on työ, jota ei koskaan laskuteta. Tenderely BPM sitoo asiakkaan, istunnon, määräajan ja kulun yhteen tietueeseen ja antaa järjestelmän valvoa — ilman koodausta.
Mitä asianajotoimisto toistaa?
01
Tiedoston avaaminen
Osapuolet, vastapuoli, tuomioistuin, asiakkaanumero ja palkkiosopimus kuuluvat yhteen, jotta kollegasi näkee saman kuvan.
02
Istuntopäivämäärät
Istuntopäivämäärät ja välipaatokset täytyy merkitä kalenteriin; käsin seurattaessa kahdella tiedostolla on ennemmin tai myöhemmin sama kellonaika.
03
Määräajat
Valitusajat ja vastausajat juoksevat päivissä. Vääriin jäänyttä määräaikaa ei voi palauttaa, ja siksi muistutus ei voi riippua ihmisestä.
04
Kulut ja ennakot
Oikeuden maksut, asiantuntijakulut ja matkakulut täytyy kirjata tiedostoon, tai kuun lopussa kukaan ei tiedä kuka maksoi mitä.
05
Palkkiot ja perintä
Kiinteät palkkiot, erämaksut ja menestykseen perustuvat palkkiot vaativat seurantaa: paljonko peritiin missä vaiheessa.
06
Asiakirjaarkisto
Jokainen asiakirja kuuluu sen tiedostonsa alle. Arkisto, jota et voi hakea, ei ole arkisto.
Missä se pettää tänään?
Määräajat ovat päiväkirjassa
Ne ovat henkilökohtaisessa kalenterissa tai seinällä. Jos henkilö on poissa tai luovuttaa tiedoston, määräaika ei näy kenellekään.
Asiakirjat hajallaan sähköpostissa
Ilmoitukset ja liitteet ovat levinneet postilaatikoihin, ja yhden tiedoston papereiden kerääminen vie kauemmin kuin itse työ.
Työ jää laskuttamatta
Puhelut, ilmoitukset ja istunnot eivät tallenna automaattisesti, joten osa työstä jää kokonaan laskuttamatta.
Ei toimiston laajuista näkymää
Kuinka monta tiedostoa avattiin tämän kuukauden aikana, missä vaiheessa kukin on, kuinka paljon on perimättä — vastattavissa vain jos joku istuu alas ja laskee sen yhteen.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n avulla
01
Määräajat prosessin sisällä
Anna vaiheelle määräaika ja se varoittaa, jos sitä ei suljettu ajoissa. Muistutus kuuluu prosessiin, ei ihmiselle, joten se säilyy vaihdoissa ja lomilla.
02
Tiedosto on yksi tietue
Istunnot, asiakirjat, kulut ja maksut ovat saman tietueen osia, ja jokainen muutos jää jäljitettäväksi.
03
Työ tallennetaan kun se tapahtuu
Koska jokainen vaihe tallennetaan, laskutus perustuu tietueeseen, ei muistiin.
04
Asiakkaat näkevät omansa tiedostonsa
Asiakas kirjautuu linkitetyn ulkopuolisen käyttäjän kautta ja näkee vain avoimet vaiheet omassa asiassaan — ei koskaan toimiston sisäisiä tietoja.
05
Kentän tasoiset käyttöoikeudet
Yksikkö-, rooli- ja kenttätasoiset käyttöoikeudet määrittävät kuka näkee mitä, ja arkaluontoisissa tiedostoissa jokainen näyttö kirjataan.
UKK
Vähentääkö se todella määräajan väliin jäämisen riskiä?
+
Annat vaiheelle palvelutasosopimuksen; jos sitä ei käsitellä ajoissa, varoitus lähtee automaattisesti ja kaikki vireillä olevat asiat näkyvät hallintapaneelissa. Koska muistutus kuuluu prosessiin, ei ihmiselle, se jatkaa toimimista vaihtojen ja lomien yli.
Voivatko asiakkaat nähdä omansa asiansa?
+
Jos haluat. Asiakas kirjautuu linkitetyn ulkopuolisen käyttäjän kautta ja näkee vain omansa asiansa ja kaikki vaiheet, jotka odottavat heidän panosta. Päätät kentittäin, mikä näkyy.
Toimiiko se meidän kirjanpito-ohjelmistomme kanssa?
+
Kyllä. Siellä ovat API-avaimet, lähtevät webhookit, jotka laukeavat tapahtumassa, tulevat webhookit, jotka avaavat tietueen ulkoisesta järjestelmästä, ja Excel/CSV-tuonti ja -vienti, joten maksut voidaan siirtää omaan järjestelmään.