← Tenderely BPM
MODUL
Schvaľovanie nákupov v jednom trasovateľnom procese.
Nákup je proces, ktorý generuje v spoločnosti najviac e-mailov a zanecháva najmenej stôp. Kto žiadal, kto schválil, ktorá ponuka bola zvolená a prečo — o šesť mesiacov neskôr sú tieto odpovede zvyčajne niekde v koši. Tenderely BPM spája žiadosť, ponuky, schválenie a objednávku do jedného záznamu bez kódu.
Čo sa v nákupnom procese opakuje?
01
Podanie žiadosti
Ten, kto niečo potrebuje, uvedie čo, koľko a prečo. Keď je žiadosť voľným textom, porovnávanie žiadostí je nemožné.
02
Zber ponúk
Ceny prichádzajú od niekoľkých dodávateľov. Ak ponuky nikdy nie sú vedľa seba, "najlepšia ponuka" sa stáva vecou názoru.
03
Reťazec schválení
Schvaľovacie kroky sa menia podľa sumy: priamy nadradený, vedúci oddelenia, financie. Každý krok, ktorý stojí, zdržuje proces o dni.
04
Kontrola rozpočtu
Z ktorej rozpočtovej položky náklady pochádzajú a či na nej ešte zostáva priestor, musí byť viditeľné pred schválením, nie po.
05
Objednávka a dodávka
Schválená žiadosť sa stane objednávkou; dátumy dodávky, čiastočné dodávky a zákazy sa musia sledovať.
06
Zosúladenie faktúr
Zodpovedá faktúra objednávke a tomu, čo bolo skutočne dodané? Faktúra, ktorá sa nezhoduje, sa aj tak zaplatí, ak si to nikto nevšimne.
Kde sa to dnes pokazuje?
Schválenia sa strácajú v e-mailoch
Schválenie je odpoveď. Skončí v inboxe manažéra a zostane tam, ak si nikto nevšimne, a žiadateľ zabudne, koho vôbec pýtal.
Ponuky sa nedajú porovnávať
Jedna je PDF, jedna správa, jedna bola telefonická. Keďže nikdy nie sú v jednej tabuľke, dôvod voľby sa nikdy nezapíše.
Limitné pravidlo je na papieri
"Nad 50k potrebuje riaditeľa" je napísané v dokumente politiky, ale dodržiavanie závisí od pamäti. Keď si to nikto nepamätá, ukáže sa to pri audite.
Suma sa objaví až neskôr
Koľko bolo záväzne proti každej rozpočtovej položke tento štvrťrok prichádza z účtovníctva po konci mesiaca — ďaleko za chvíľou, keď by ste mohli konať.
Čo sa zmení s Tenderely BPM
01
Žiadosť je štruktúrovaná údaj
Čo, koľko, ktorá rozpočtová položka, kedy treba. Keďže sú polia definovaná, žiadosti sa dajú porovnávať a reportovať.
02
Schválenie sa rozvetvuje podľa sumy
Podmienené rozvetvovanie a paralelné kroky sa konfigurujú, nie kódujú. Limitné pravidlo je v procese, nie v dokumente, takže ho nikto nemusí pamätať.
03
Čakajúci krok sa sleduje sám
Dajte kroku SLA a upozorní, keď sa termín minie. Schválenia prestanú tichácky sedieť v inboxe.
04
Schválite z telefónu
Rovnaký proces beží v aplikáciách iOS a Android, takže manažér na cestách posunie schválenie jedným dotykom.
05
Dodávateľ ponúka zvonka
Pošlite verejný formulár dodávateľovi ako odkaz a jeho ponuka dopadne na rovnaký záznam. Nepotrebuje účet.
06
Výdaje sú viditeľné teraz
Záväzné sumy na rozpočtovú položku, schválenia na čakanie a oneskorené dodávky sú na dashboarde, nie čakajú na koniec mesiaca.
ČASTÉ OTÁZKY
Môžeme reprodukovať naše existujúce pravidlá schválenia presne?
+
Áno. Reťazce schválení, rozvetvovanie podľa sumy alebo kategórie, paralelné schválenia a delegovanie sa všetko konfiguruje bez kódu. Ak je vaše pravidlo "dve podpisy nad 100k", proces to presne vynúti a nemožno to obísť bez záznamov výnimky.
Bude sa rozprávať s naším ERP alebo systémom účtovníctva?
+
Áno. K dispozícii sú kľúče API, odchádzajúce webhooki, ktoré sa spustia pri udalosti, prichádzajúce webhooki, ktoré otvoria záznam z externého systému, naplánovaný zdroj Google Sheets a import/export Excel/CSV. Schválená objednávka môže automaticky upozorniť váš systém.
Môžu všetci vidieť údaje o nákupe?
+
Nie. Oprávnenia na úrovni jednotky, roly a poľa rozhodujú, kto vidí čo, a oddelenie sa môže obmedziť na svoje vlastné žiadosti. Polia ako cena sa dajú skryť pred špecifickými rolami.