Každý majetek. Každá osoba. Jeden záznam.
Většina organizací zhruba ví, co vlastní. Mnohem méně z nich přesně ví, kdo to má, kdy byl majetek naposledy servisován, zda je stále v záruční lhůtě, nebo které softwarové licence se mají obnovit příští měsíc. Mezera mezi těmito dvěma stavy se ztrácí v tabulkách, e-mailech a lístcích – dokud nedojde k auditu nebo odchodu zaměstnance, což se stal drahý. Tenderely BPM tuto mezeru zavírá bez nutnosti kódu, a protože modul majetku se váže na záznamy osob, které již máte, je správa majetku od prvního dne propojena se skutečnými lidmi.
Co se při správě majetku opakuje?
01
Záznam majetku
Každý majetek potřebuje identitu: co je, kdy byl koupen, jaká byla cena, kde obvykle je. Bez strukturované karty inventář existuje pouze v den, kdy jej někdo zapíše.
02
Předání majetku osobě
Laptop, klíč od vozidla, nástroj, stejnokroj – když opustí skladiště, stane se čí odpovědností. Moment předání musí být zaznamenán a potvrzen.
03
Vrácení majetku
Vrácení se děje na konci projektu, při odchodu zaměstnance nebo při změně pozice. Pokud se vrácení nezkontroluje vůči tomu, co bylo předáno, věci zmizí tiše.
04
Údržba a závady
Plánovaný servis udržuje majetek v provozu. Závady je třeba hlásit, přesměrovat na správnou osobu a vyřešit. Bez záznamu se stejná závada opakuje stále znovu.
05
Periodická inventura
Počítání majetku a porovnání se záznamy je způsob, jak se objeví nesrovnalosti ještě než narostou. Inventura na papíře se obvykle vůbec nedělá.
06
Obnovení licencí a předplatných
Softwarové licence, servisní smlouvy a předplatná mají data vypršení. Zmeškaná obnovení buď zastaví práci, nebo spustí automatické obnovení, na které nikdo nebyl připraven.
Kde se to dnes pokazí?
Tabulka je vždy zastaralá
Register byl přesný v den jeho vytvoření. Od té doby se majetek přesunul, byl zlikvidován a koupen bez aktualizace souboru. Nikdo mu nevěří, takže jej nikdo neaktualizuje.
Správa majetku je v paměti
Kdo má firemní telefon, fotoaparát, přístupovou kartu – odpověď je v něčí hlavě. Když ta osoba odejde, majetek buď odejde s ní, nebo se jednoduše ztratí.
Údržba je reaktivní
Servis se provádí až po poruše, ne před ní. Historie servisu je složka faktur místo časové osy, kterou by někdo mohl číst a reagovat na ni.
Obnovení jsou překvapení
Vypršení licence objevené v den vypršení není bezvýznamné – může zastavit celý tým. Nalezení v tabulce, kterou nikdo nespravuje, je nejčastější způsob.
Co se změní s Tenderely BPM
01
Živý register, ne snímek
Každý majetek je strukturovaný záznam, který se aktualizuje při změně – umístění, stav, správce, status. Register je přesný teď, ne poslední čtvrtletí.
02
Předání je krok, ne poznámka
Předání majetku je krok v procesu s potvrzením. Osoba přijímající majetek potvrdí, co si vezla. Smlouva je zaznamenána jako vedlejší produkt, ne dodatek.
03
Vrácení se kontroluje vůči tomu, co bylo předáno
Když se majetek vrátí, je vrácení porovnáno se záznamem o původním předání. Poznámky o stavu a podpisy jsou na stejném dokumentu jako původní vydání.
04
Údržba má plán a historii
Naplánovaná data servisu spouští připomenutí automaticky. Hlášení poruch jsou směrována správné osobě a vyřešena v témže záznamu. Historie každého majetku je čitelná na první pohled.
05
Obnovení se připomínají sama
Data vypršení licencí a smluv generují připomenutí před termínem. Správná osoba to vidí včas na to, aby reagovala, ne v den zastavení přístupu.
06
Správa majetku u osob, které již znáte
Protože Tenderely BPM váže záznamy majetku na formulář osob už ve vašem systému, není třeba udržovat druhou databázi zaměstnanců. Když se stav osoby změní, změní se i jejich přehled majetku.
ČASTÉ DOTAZY
Funguje to pro libovolný typ majetku, nebo jen pro IT zařízení?
+
Lze sledovat jakýkoli fyzický nebo digitální majetek – vozidla, nástroje, nábytek, stejnokroje, softwarové licence, servisní smlouvy. Struktura záznamu se konfiguruje na to, co vaše organizace skutečně vlastní, ne na pevný seznam kategorií.
Co se stane s otevřenými záznamy o majetku, když zaměstnanec odejde?
+
Záznam o majetku zůstane navázán na tuto osobu a zůstane otevřený, dokud se nevrátí. Protože je záznam strukturovaný a viditelný na nástěnce, vrácený majetek nezmizí – zobrazí se jako nevyřešené položky čekající na řešení.
Může majetek v správě držet někdo mimo organizaci, například dodavatel?
+
Ano. Veřejné formuláře vám umožňují shromažďovat potvrzení od osob bez účtu. Dodavatel může obdržet formulář předání jako odkaz, potvrdit, co si vezl, a podepsat – vše bez přístupu do vašeho systému.
Můžeme provést fyzickou inventuru přes systém?
+
Ano. Periodická inventura je proces: inventaristé zaznamenávají, co najdou, výsledek se porovnává s registrem a nesrovnalosti se stanou úkoly k řešení. Inventura je auditovatelná, protože každá položka má časové razítko a je přiřazena.
Kdo může vidět jaký majetek?
+
Oprávnění založená na roli a jednotce rozhodují, kdo vidí co. Vedoucí oddělení vidí majetek přiřazený svému týmu bez vidění zbytku inventáře organizace. Citlivá pole, jako nákupní cena, lze skrýt před určitými rolemi.