Каждый актив. Каждый человек. Одна запись.
Большинство организаций примерно знают, что они владеют. Гораздо меньше организаций точно знают, у кого это находится, когда это последний раз обслуживалось, действует ли гарантия, или какие лицензии на программное обеспечение подлежат возобновлению в следующем месяце. Разрыв между этими двумя состояниями находится в электронных таблицах, цепочках писем и заметках на стикерах — до тех пор, пока аудит или увольнение не сделает это дорогостоящим. Tenderely BPM закрывает этот разрыв без кода, и поскольку модуль активов привязана к записям о людях, которые у вас уже есть, хранение с первого дня связано с реальными людьми.
Какие повторяющиеся операции возникают при управлении активами?
01
Регистрация того, что вы владеете
Каждый актив должен иметь идентификацию: что это, когда куплено, стоимость, где обычно находится. Без структурированной карточки инвентаризация существует только в день, когда кто-то её описывает.
02
Передача активов человеку
Ноутбук, ключ от автомобиля, инструмент, униформа — когда это выходит из кладовой, это становится чьей-то ответственностью. Этот момент передачи должен быть записан и подтвержден.
03
Возврат активов
Возвраты происходят в конце проекта, при увольнении, при ротации. Если возврат не проверяется против того, что было выдано, предметы тихо теряются.
04
Обслуживание и поломки
Плановое обслуживание держит активы в работе. О неисправностях нужно сообщить, направить нужному человеку и решить. Без записи один и тот же актив ломается одинаково повторно.
05
Периодические инвентаризации
Подсчёт того, что у вас есть, и сравнение с записями — это то, как выявляются расхождения до того, как они растут. Инвентаризация на бумаге, как правило, вообще не проводится.
06
Обновление лицензий и подписок
Лицензии на программное обеспечение, служебные контракты и подписки имеют сроки действия. Пропуск обновления либо останавливает работу, либо вызывает автоматическое обновление, которое никто не запланировал.
Где это сломалось в настоящее время?
Электронная таблица всегда устаревает
Реестр был точен в день создания. С тех пор активы переместились, были распроданы и куплены без обновления файла. Никто ему не верит, поэтому никто его не обновляет.
Хранение существует только в памяти
У кого компания имеет телефон, камеру, карту доступа — ответ живёт в чьей-то голове. Когда этот человек уходит, актив либо уходит с ним, либо теряется.
Обслуживание происходит после поломки
Техническое обслуживание происходит после поломки, а не раньше. История обслуживания — это папка счетов, а не временная шкала, которую кто-то может прочитать и действовать.
Обновления приходят неожиданностью
Истечение лицензии, обнаруженное утром её окончания — это не мелкое неудобство. Это может остановить целую команду. Найти это в электронной таблице, которой никто не владеет — это самый частый способ.
Что меняется с Tenderely BPM
01
Живой реестр, а не снимок
Каждый актив — это структурированная запись, которая обновляется при изменении — местоположение, состояние, хранитель, статус. Реестр точен сейчас, а не как в прошлом квартале.
02
Передача — это шаг, а не заметка
Передача хранения — это шаг рабочего процесса с подтверждением. Человек, получающий актив, подтверждает, что он получил. Соглашение записывается как побочный продукт, а не как запоздалая мысль.
03
Возвраты проверяются против выданного
Когда актив возвращается, возврат сопоставляется с исходной записью передачи. Примечания о состоянии и подписи находятся в одном документе с исходной выдачей.
04
Обслуживание имеет график и историю
Плановые даты обслуживания автоматически вызывают напоминания. Отчёты о неисправностях направляются нужному человеку и решаются в одной записи. История каждого актива видна с первого взгляда.
05
Обновления напоминают сами себе
Даты истечения лицензий и контрактов генерируют напоминания до истечения срока. Нужный человек видит это вовремя для действия, а не утром, когда доступ перестаёт работать.
06
Хранение привязано к известному человеку
Поскольку Tenderely BPM привязывает записи активов к форме люди, которые уже в вашей системе, нет необходимости в отдельной базе данных сотрудников. Когда меняется статус человека, его картина активов меняется вместе с ним.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Это работает для любого типа активов или только для ИТ-оборудования?
+
Можно отслеживать любой физический или цифровой актив — автомобили, инструменты, мебель, униформу, лицензии на программное обеспечение, служебные контракты. Структура записи настраивается на то, что на самом деле владеет ваша организация, а не на фиксированный список категорий.
Что происходит с открытыми записями хранения, когда сотрудник уходит?
+
Запись хранения остаётся связанной с этим человеком и остаётся открытой до тех пор, пока не будет зарегистрирован возврат. Поскольку запись структурирована и видна на панели управления, невозвращённые активы не исчезают — они отображаются как незавершённые элементы, ожидающие разрешения.
Может ли человек вне организации, например подрядчик, быть опекуном актива?
+
Да. Открытые формы позволяют собирать подтверждения от людей без учётной записи. Подрядчик может получить форму передачи как ссылку, подтвердить, что он получил, и подписать — всё без доступа к вашей системе.
Можем ли мы провести физическую инвентаризацию через систему?
+
Да. Периодическая инвентаризация — это рабочий процесс: инвентаризаторы записывают, что они нашли, результат сравнивается с реестром, и расхождения становятся задачами для решения. Инвентаризация подлежит аудиту, поскольку каждая запись имеет отметку времени и атрибуцию.
Кто может видеть, какие активы?
+
Разрешения на основе ролей и подразделений определяют, кто что видит. Менеджер отдела может видеть активы, назначенные его команде, без просмотра остального инвентаря организации. Конфиденциальные поля, такие как стоимость покупки, могут быть скрыты от определённых ролей.