Κάθε περιουσιακό στοιχείο. Κάθε άτομο. Ένα αρχείο.

Οι περισσότερες οργανώσεις γνωρίζουν περίπου τι κατέχουν. Πολύ λιγότερες ξέρουν ακριβώς ποιος το έχει, πότε έγινε η τελευταία συντήρηση, αν η εγγύηση ισχύει ακόμη, ή ποίες άδειες λογισμικού ανανεώνονται τον επόμενο μήνα. Το κενό μεταξύ αυτών των δύο καταστάσεων υπάρχει σε υπολογιστικά φύλλα, σειρές e-mail και σημειώματα — έως ότου ένας έλεγχος ή μια αναχώρηση το κάνει δαπανηρό. Το Tenderely BPM κλείνει αυτό το κενό χωρίς κώδικα, και επειδή η ενότητα περιουσιακών στοιχείων συνδέεται με τα αρχεία ατόμων που κρατάτε ήδη, η φύλαξη συνδέεται με πραγματικά άτομα από την πρώτη μέρα.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνεται στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων;

Καταγραφή αυτών που κατέχετε

Κάθε περιουσιακό στοιχείο χρειάζεται ταυτότητα: τι είναι, πότε αγοράστηκε, τι κόστισε, πού κανονικά βρίσκεται. Χωρίς δομημένη κάρτα, η απογραφή υπάρχει μόνο την ημέρα που κάποιος την καταγράψει.

Παράδοση κάτι σε ένα άτομο

Ένα laptop, ένα κλειδί οχήματος, ένα εργαλείο, μια στολή — όταν φεύγει από την αποθήκη γίνεται ευθύνη κάποιου. Η στιγμή της μεταφοράς πρέπει να καταγραφεί και να αναγνωριστεί.

Ανάκτησή του

Οι επιστροφές συμβαίνουν στο τέλος ενός έργου, στην παραίτηση, στην περιστροφή. Αν η επιστροφή δεν ελεγχθεί κατά αυτό που παραδόθηκε, τα πράγματα χάνονται αθόρυβα.

Συντήρηση και βλάβες

Η προγραμματισμένη συντήρηση διατηρεί τα περιουσιακά στοιχεία σε χρήση. Οι βλάβες πρέπει να αναφερθούν, να δρομολογηθούν στο σωστό άτομο και να επιλυθούν. Χωρίς αρχείο, το ίδιο περιουσιακό στοιχείο χαλάει με τον ίδιο τρόπο επανειλημμένα.

Περιοδικές απογραφές αποθέματος

Η μέτρηση αυτών που έχετε και η σύγκρισή της με αυτά που λένε τα αρχεία είναι πώς εμφανίζονται οι ασυνέπειες πριν μεγαλώσουν. Μια απογραφή που γίνεται σε χαρτί τείνει να μην γίνεται καθόλου.

Ανανεώσεις αδειών και συνδρομών

Οι άδειες λογισμικού, τα συμβόλαια υπηρεσιών και οι συνδρομές έχουν ημερομηνίες λήξης. Η αποτυχία ανανέωσης είτε σταματά τη δουλειά είτε ενεργοποιεί αυτόματη ανανέωση που κανείς δεν προϋπολόγισε.

Πού σπάει αυτό σήμερα;

Το υπολογιστικό φύλλο είναι πάντα ξεπερασμένο

Το μητρώο ήταν ακριβές την ημέρα που δημιουργήθηκε. Από τότε, τα περιουσιακά στοιχεία έχουν μετακινηθεί, διατέθηκαν και αγοράστηκαν χωρίς κανείς να ενημερώσει το αρχείο. Κανείς δεν το εμπιστεύεται, οπότε κανείς δεν το ενημερώνει.

Η φύλαξη είναι μνήμη

Ποιος έχει το τηλέφωνο της εταιρείας, τη κάμερα, την κάρτα πρόσβασης — η απάντηση ζει στο κεφάλι κάποιου. Όταν αυτό το άτομο φύγει, το περιουσιακό στοιχείο είτε φεύγει μαζί του είτε χάνεται απλώς.

Η συντήρηση είναι αντιδραστική

Η συντήρηση συμβαίνει αφού κάτι χαλάσει, όχι πριν. Το ιστορικό υπηρεσίας είναι ένας φάκελος τιμολογίων παρά μια χρονική γραμμή που μπορεί κανείς να διαβάσει και να δράσει.

Οι ανανεώσεις είναι εκπλήξεις

Μια λήξη άδειας που ανακαλύπτεται το πρωί που λήγει δεν είναι ασήμαντη ενόχληση — μπορεί να σταματήσει ολόκληρη ομάδα. Το να την βρεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο που κανείς δεν ιδιοκτητεί είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Ζωντανό μητρώο, όχι στιγμιότυπο

Κάθε περιουσιακό στοιχείο είναι δομημένο αρχείο που ενημερώνεται όταν κάτι αλλάζει — θέση, κατάσταση, κάτοχος, κατάστημα. Το μητρώο είναι ακριβές τώρα, όχι όπως ήταν το τελευταίο τρίμηνο.

Η παράδοση είναι ένα βήμα, όχι μια σημείωση

Η μεταφορά φύλαξης είναι ένα βήμα ροής με αναγνώριση. Το άτομο που λαμβάνει το περιουσιακό στοιχείο επιβεβαιώνει τι έχει πάρει. Η συμφωνία καταγράφεται ως υπόπροϊόν, όχι ως σκέψη εξ υστέρου.

Οι επιστροφές ελέγχονται κατά αυτά που φύγαν

Όταν ένα περιουσιακό στοιχείο επιστρέφει, η επιστροφή αντιστοιχίζεται με το αρχικό αρχείο παράδοσης. Σημειώσεις κατάστασης και υπογραφές βρίσκονται στο ίδιο έγγραφο με το αρχικό ζήτημα.

Η συντήρηση έχει ένα χρονοδιάγραμμα και ένα ιστορικό

Οι προγραμματισμένες ημερομηνίες υπηρεσίας ενεργοποιούν υπενθυμίσεις αυτόματα. Οι αναφορές βλαβών δρομολογούνται στο σωστό άτομο και επιλύονται στο ίδιο αρχείο. Το ιστορικό κάθε περιουσιακού στοιχείου είναι αναγνώσιμο με μια ματιά.

Οι ανανεώσεις υπενθυμίζουν τον εαυτό τους

Οι ημερομηνίες λήξης σε άδειες και συμβόλαια δημιουργούν υπενθυμίσεις πριν την προθεσμία. Το σωστό άτομο το βλέπει εγκαίρως για να δράσει, όχι το πρωί που η πρόσβαση σταματά να λειτουργεί.

Φύλαξη στο άτομο που γνωρίζετε ήδη

Επειδή το Tenderely BPM συνδέει αρχεία περιουσιακών στοιχείων με τη φόρμα ατόμου που υπάρχει ήδη στο σύστημά σας, δεν υπάρχει δεύτερη βάση δεδομένων υπαλλήλων για συντήρηση. Όταν αλλάζει η κατάστάση κάποιου, το περιουσιακό τους στοιχείο αλλάζει μαζί του.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Λειτουργεί αυτό για οποιοδήποτε τύπο περιουσιακού στοιχείου, ή μόνο για εξοπλισμό ΠΕ;

Οποιοδήποτε φυσικό ή ψηφιακό περιουσιακό στοιχείο μπορεί να παρακολουθηθεί — οχήματα, εργαλεία, έπιπλα, στολές, άδειες λογισμικού, συμβόλαια υπηρεσιών. Η δομή αρχείου διαμορφώνεται στο τι κατέχει πραγματικά η οργανώσεώς σας, όχι σε μια σταθερή λίστα κατηγοριών.

Τι συμβαίνει σε ανοιχτά αρχεία φύλαξης όταν ένας υπάλληλος φεύγει;

Το αρχείο φύλαξης παραμένει συνδεδεμένο με αυτό το άτομο και παραμένει ανοιχτό έως ότου καταγραφεί μια επιστροφή. Επειδή το αρχείο είναι δομημένο και ορατό σε ένα ταμπλό, τα μη επιστρεφόμενα περιουσιακά στοιχεία δεν εξαφανίζονται — εμφανίζονται ως εκκρεμή στοιχεία που περιμένουν επίλυση.

Μπορεί κάποιος εκτός της οργανώσης, όπως ένας ανάδοχος, να κρατήσει ένα περιουσιακό στοιχείο στη φύλαξή του;

Ναι. Οι δημόσιες φόρμες σας επιτρέπουν να συλλέξετε αναγνωρίσεις από ανθρώπους που δεν έχουν λογαριασμό. Ένας ανάδοχος μπορεί να λάβει μια φόρμα παράδοσης ως σύνδεσμο, να επιβεβαιώσει τι έχει πάρει και να υπογράψει — όλα χωρίς να χρειάζεται πρόσβαση στο σύστημά σας.

Μπορούμε να κάνουμε μια φυσική απογραφή αποθέματος μέσω του συστήματος;

Ναι. Μια περιοδική απογραφή είναι μια ροή: οι μετρητές καταγράφουν αυτά που βρίσκουν, το αποτέλεσμα συγκρίνεται με το μητρώο και οι ασυνέπειες γίνονται εργασίες προς επίλυση. Η απογραφή είναι ελέγξιμη επειδή κάθε καταχώρηση χρονοσημαίνεται και αποδίδεται.

Ποιος μπορεί να δει ποια περιουσιακά στοιχεία;

Οι άδειες βάσης ρόλου και μονάδας αποφασίζουν ποιος βλέπει τι. Ένας διευθυντής τμήματος μπορεί να δει τα περιουσιακά στοιχεία που ανατέθηκαν στην ομάδα του χωρίς να δει την υπόλοιπη απογραφή της οργανώσης. Τα ευαίσθητα πεδία όπως το κόστος αγοράς μπορούν να κρυφτούν από συγκεκριμένους ρόλους.