Ταμειακή μηχανή και ημερήσιο κλείσιμο σε μία ιχνηλάσιμη ροή.

Σε κάθε επιχείρηση που δέχεται μετρητά, ο ίδιος κύκλος επαναλαμβάνεται κάθε μέρα: τα χρήματα εισέρχονται και εξέρχονται, κάποιος υπολογίζει το ταμείο κατά το κλείσιμο, και αν ο αριθμός δεν συμφωνεί, η εξήγηση βρίσκεται σε μια σημείωση — ή πουθενά. Το Tenderely BPM μετατρέπει αυτόν τον κύκλο σε δομημένο αρχείο έτσι ώστε κάθε κίνηση, κάθε υπολογισμός και κάθε απόκλιση να είναι ιχνηλάσιμη χωρίς να χρειάζεται να κυνηγήσετε κανέναν.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνει κάθε μέρα μια διαδικασία ταμειακής μηχανής;

Άνοιγμα του ταμείου

Η μέρα ξεκινά με ένα αρχικό ποσό. Αν το αρχικό υπόλοιπο δεν καταγράφεται, ο τελικός υπολογισμός δεν έχει τίποτα αξιόπιστο να συγκρίνει.

Καταγραφή πωλήσεων και εισπράξεων

Μετρητά, κάρτα και τραπεζική μεταφορά ακολουθούν διαφορετικούς κανόνες. Όταν και τα τρία καταλήγουν στο ίδιο ταμείο χωρίς να διαχωρίζονται, η συμφωνία γίνεται μάντεψη.

Ταμειακές δαπάνες και προσφορές

Μικρές δαπάνες συμβαίνουν καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας — προμήθειες, έξοδα αγγελιαφόρου, προσφορές υπαλλήλων. Κάθε μία μειώνει το υπόλοιπο του ταμείου και κάθε μία χρειάζεται έναν λόγο.

Ο τελικός ημερήσιος υπολογισμός

Κάποιος υπολογίζει φυσικά τα χαρτονομίσματα και τα νομίσματα και συγκρίνει το σύνολο με αυτό που λένε τα αρχεία ότι θα έπρεπε να είναι εκεί. Το χάσμα μεταξύ αυτών των δύο αριθμών είναι όπου ζει η λογοδοσία.

Εξήγηση απόκλισης και έγκριση

Όταν ο υπολογισμός δεν ταιριάζει, μια απόκλιση χρειάζεται εξήγηση και ένας διευθυντής χρειάζεται να υπογράψει. Χωρίς ένα τυπικό βήμα, οι περισσές και οι ελλείψεις απλώς απορροφώνται.

Καταγραφή τραπεζικής κατάθεσης

Τα μετρητά που μεταφέρονται στην τράπεζα πρέπει να καταγραφούν ώστε το υπόλοιπο του ταμείου να μειωθεί σωστά και η κατάθεση να ταιριαστεί με τη δήλωση τράπεζας αργότερα.

Πού σπάει αυτό σήμερα;

Ο υπολογισμός είναι ένας αριθμός σε ένα κομμάτι χαρτί

Ένα χειρόγραφο φύλλο ταμείου σας λέει το σημερινό νούμερο. Δεν σας λέει τίποτα για ποιος υπολόγισε, τι ώρα, αν ταιριάζει ή τι ειπώθηκε όταν δεν ταιριάζει.

Οι αποκλίσεις απορροφώνται σιωπηλά

Μια μικρή έλλειψη συμπληρώνεται, μια μικρή περίσσεια αφήνεται. Χωρίς έγκριση, χωρίς εξήγηση, χωρίς αρχείο. Το μοτίβο γίνεται ορατό μόνο όταν είναι ήδη ένας μεγάλος αριθμός.

Μετρητά, κάρτα και μεταφορά ανακατεύονται

Όταν όλες οι μέθοδοι πληρωμής καταγράφονται ως μία ημερήσια αθροιστική, η συμφωνία κάθε μίας ξεχωριστά σημαίνει διαδρομή πίσω στις αποδείξεις με το χέρι — αν αυτές οι αποδείξεις διατηρήθηκαν καθόλου.

Κανείς δεν μπορεί να δει την εικόνα σε διάφορες τοποθεσίες

Μια επιχείρηση με περισσότερα από ένα ταμείο δεν μπορεί να δει συνδυασμένα ημερήσια εισόδηματα, ανεπίλυτες εγκρίσεις αποκλίσεων ή χαμένα κλεισίματα μέχρι κάποιος να τηλεφωνήσει και να συλλέξει τους αριθμούς.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Κάθε κίνηση είναι ένα δομημένο αρχείο

Κάθε απόδειξη, πληρωμή και προσφορά εισάγεται ενάντια στο ταμείο που ανήκει, με τη μέθοδο πληρωμής, το ποσό και τον λόγο. Το υπόλοιπο του ταμείου ενημερώνεται καθώς προχωρά η μέρα.

Ο υπολογισμός συγκρίνεται αυτόματα

Κατά το κλείσιμο, ο υπολογιζόμενος αριθμός κάθεται δίπλα στον υπολογισμένο αριθμό. Η απόκλιση υπολογίζεται, όχι εκτιμάται, και είναι μέρος του αρχείου — όχι σημείωση.

Μια απόκλιση ενεργοποιεί ένα βήμα έγκρισης

Όταν ένα κλείσιμο έχει απόκλιση, το αρχείο πηγαίνει σε έναν διευθυντή για αναθεώρηση πριν γίνει αποδεκτό. Το βήμα είναι μέρος της ροής, οπότε δεν μπορεί να παρακαμφθεί και το αποτέλεσμα είναι πάντα γραμμένο.

Μετρητά, κάρτα και μεταφορά είναι πάντα ξεχωριστά

Κάθε μέθοδος πληρωμής παρακολουθείται ανεξάρτητα καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, έτσι η συμφωνία τέλους ημέρας ανά μέθοδο είναι μια αναφορά, όχι μια άσκηση ανακατασκευής.

Οι διευθυντές εγκρίνουν από το τηλέφωνό τους

Η ίδια ροή εκτελείται στις εφαρμογές Tenderely iOS και Android, οπότε μια έγκριση απόκλισης δεν περιμένει έναν διευθυντή να είναι φυσικά παρών στην τοποθεσία.

Η ημερήσια εικόνα είναι ένα ταμπλό

Τα έσοδα ανά ταμείο, τα εκκρεμή κλεισίματα, οι άλυτες αποκλίσεις και τα αρχεία κατάθεσης είναι ορατά σε όλες τις τοποθεσίες σε πραγματικό χρόνο, χωρίς κανείς να χρειάζεται να στείλει σύνοψη.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Λειτουργεί αυτό για μια επιχείρηση με περισσότερα από ένα ταμείο ή τοποθεσία;

Ναι. Κάθε ταμείο είναι το δικό του αρχείο, και η πρόσβαση βάσει ρόλου σημαίνει ότι ένας ταμίας βλέπει μόνο το δικό του ταμείο ενώ ένας διευθυντής ή ιδιοκτήτης βλέπει σε όλα. Τα ταμπλό και οι αναφορές έκτεινονται σε κάθε τοποθεσία χωρίς κανείς να χρειάζεται να ενοποιήσει με το χέρι.

Μπορούμε να ορίσουμε διαφορετικούς κανόνες έγκρισης για διαφορετικά μεγέθη απόκλισης;

Ναι. Η δεσμευμένη διακλάδωση σας επιτρέπει να δρομολογήσετε μια μικρή απόκλιση σε έναν επιτηρητή βάρδιας και μια μεγαλύτερη σε έναν διευθυντή χρηματοοικονομικών, χωρίς να γράψετε κώδικα. Ο κανόνας είναι μέρος της ροής, οπότε ισχύει κάθε φορά.

Τι συμβαίνει αν ένας ταμίας ξεχάσει να κλείσει το ταμείο;

Ένα SLA μπορεί να οριστεί στο βήμα κλεισίματος. Αν το κλείσιμο δεν έχει υποβληθεί κατά μία ορισμένη ώρα, το σύστημα στέλνει μια υπενθύμιση στον ταμία και, αν παραμένει ακόμα ελλιπής, μια κλιμάκωση στον διευθυντή τους.

Είναι η ιστορία αλλαγών ελεγκτέα;

Κάθε αρχείο φέρει μια πλήρη ιστορία ελέγχου: ποιος το εισήγαγε, ποιος το επεξεργάστηκε, ποιος το ενέκρινε ή το απέρριψε και πότε. Για πεδία που σημειώνονται ως ευαίσθητα, κάθε προβολή καταγράφεται επίσης.

Μπορεί αυτό να κάθεται δίπλα στο υπάρχον σύστημα λογιστικής ή POS;

Ναι. Εξερχόμενα webhook, εισερχόμενα webhook, κλειδιά API και προγραμματισμένες ροές υπολογιστικών φύλλων σημαίνουν ότι το αρχείο ημερήσιου κλεισίματος μπορεί να ενημερώσει ή να ενημερώσει αυτόματα ένα εξωτερικό σύστημα και τα δεδομένα μπορούν να ρέουν αμφίδρομα.