La caisse et la clôture quotidienne dans un flux traçable.
Dans toute entreprise qui encaisse de l'argent, le même cycle se répète chaque jour : l'argent entre et sort, quelqu'un compte la caisse à la fermeture, et si le chiffre ne correspond pas, l'explication reste dans une note — ou nulle part. Tenderely BPM transforme ce cycle en dossier structuré afin que chaque mouvement, chaque comptage et chaque écart soit traçable sans avoir à relancer personne.
Quelles sont les étapes qui se répètent chaque jour dans une caisse ?
01
Ouverture de la caisse
La journée commence par un fonds de caisse. Si le solde d'ouverture n'est pas enregistré, le comptage de fermeture n'a rien de fiable pour le comparer.
02
Enregistrement des ventes et des reçus
Le cash, la carte et les virements bancaires suivent des règles différentes. Quand tous les trois atterrissent dans le même tiroir sans être séparés, la réconciliation devient de la devinette.
03
Petits paiements et avances
Les petites sorties se produisent tout au long de la journée — fournitures, frais de coursier, avances au personnel. Chacun réduit le solde de la caisse, et chacun a besoin d'une justification.
04
Le comptage de fin de jour
Quelqu'un compte physiquement les billets et les pièces et compare le total à ce que les enregistrements disent qu'il devrait y avoir. L'écart entre ces deux chiffres est le siège de la responsabilité.
05
Justification de l'écart et approbation
Quand le comptage ne correspond pas, un écart a besoin d'une explication et un responsable doit approuver. Sans une étape formelle, les surplus et les manques sont simplement absorbés.
06
Enregistrement du dépôt bancaire
L'argent versé à la banque doit être enregistré pour que le solde de la caisse diminue correctement et que le dépôt puisse être comparé au relevé bancaire plus tard.
Où ça se casse aujourd'hui ?
Le comptage est un chiffre sur un papier
Une feuille de caisse manuscrite vous donne le chiffre du jour. Elle ne vous dit rien sur qui a compté, à quelle heure, si ça correspondait ou ce qu'on a dit quand ce n'était pas le cas.
Les écarts sont discrètement absorbés
Un petit manque est comblé, un petit surplus reste dedans. Pas d'approbation, pas d'explication, pas de dossier. Le motif ne devient visible que quand c'est déjà un gros chiffre.
Cash, carte et virement sont mélangés
Quand tous les modes de paiement sont enregistrés comme un total quotidien unique, réconcilier chacun séparément signifie éplucher les reçus à la main — si ces reçus ont été conservés.
Personne ne voit la situation dans toutes les succursales
Une entreprise avec plusieurs caisses ne peut pas voir les recettes quotidiennes cumulées, les approbations d'écarts en attente ou les clôtures manquantes jusqu'à ce que quelqu'un appelle partout pour récupérer les chiffres.
Ce qui change avec Tenderely BPM
01
Chaque mouvement est un dossier structuré
Chaque reçu, paiement et avance est saisi avec la caisse à laquelle il appartient, le mode de paiement, le montant et la justification. Le solde de la caisse se met à jour au fil de la journée.
02
Le comptage est comparé automatiquement
À la fermeture, le chiffre compté est à côté du chiffre calculé. L'écart est calculé, pas estimé, et il fait partie du dossier — pas une note de bas de page.
03
Un écart déclenche une étape d'approbation
Quand une clôture porte un écart, le dossier va à un responsable pour examen avant d'être accepté. L'étape fait partie du flux, elle ne peut donc pas être contournée, et le résultat est toujours noté.
04
Cash, carte et virement sont toujours séparés
Chaque mode de paiement est suivi indépendamment au fil de la journée, donc la réconciliation de fin de jour par mode est un rapport, pas un exercice de reconstruction.
05
Les responsables approuvent depuis leur téléphone
Le même flux s'exécute dans les applications Tenderely iOS et Android, donc une approbation d'écart n'attend pas qu'un responsable soit physiquement présent sur le site.
06
La vue quotidienne est un tableau de bord
Les recettes par caisse, les clôtures en attente, les écarts non résolus et les dossiers de dépôt sont visibles dans toutes les succursales en temps réel, sans que personne ait besoin d'envoyer un résumé.
FAQ
Ça marche pour une entreprise avec plusieurs caisses ou succursales ?
+
Oui. Chaque caisse est un dossier distinct, et l'accès par rôle signifie qu'une caissière voit uniquement sa propre caisse tandis qu'un responsable ou propriétaire voit toutes les caisses. Les tableaux de bord et les rapports couvrent tous les sites sans que personne ait besoin de consolider manuellement.
Pouvons-nous définir différentes règles d'approbation selon la taille de l'écart ?
+
Oui. L'embranchement conditionnel vous permet d'acheminer un petit écart vers un superviseur d'équipe et un écart plus important vers un responsable financier, sans écrire de code. La règle fait partie du flux, elle s'applique donc à chaque fois.
Que se passe-t-il si une caissière oublie de clôturer la caisse ?
+
Un SLA peut être défini sur l'étape de clôture. Si la clôture n'a pas été soumise à une certaine heure, le système envoie un rappel à la caissière et, si elle est toujours manquante, une escalade à son responsable.
L'historique des modifications est-il vérifiable ?
+
Chaque dossier porte un historique complet des modifications : qui l'a saisi, qui l'a modifié, qui l'a approuvé ou rejeté et quand. Pour les champs marqués comme sensibles, chaque consultation est également consignée.
Ça peut fonctionner à côté de notre système comptable ou POS existant ?
+
Oui. Les webhooks sortants, les webhooks entrants, les clés API et les flux de feuilles de calcul programmées signifient que le dossier de clôture quotidienne peut notifier ou mettre à jour un système externe automatiquement, et les données peuvent circuler dans les deux sens.