Chaque actif. Chaque personne. Un seul dossier.
La plupart des organisations savent à peu près ce qu'elles possèdent. Beaucoup moins savent exactement qui le détient, quand cela a été entretenu pour la dernière fois, si la garantie est toujours valide, ou quelles licences logicielles arrivent à expiration le mois prochain. L'écart entre ces deux états se trouve dans des feuilles de calcul, des fils de courrier électronique et des notes adhésives — jusqu'à ce qu'un audit ou un départ le rende coûteux. Tenderely BPM comble cet écart sans code, et comme le module actif se lie aux dossiers de personnes que vous possédez déjà, le dépôt est lié à de vraies personnes dès le premier jour.
Quelles sont les tâches répétitives de la gestion des actifs ?
01
Enregistrer ce que vous possédez
Chaque actif a besoin d'une identité : ce qu'il est, quand il a été acheté, ce qu'il a coûté, où il se trouve habituellement. Sans une fiche structurée, l'inventaire n'existe que le jour où quelqu'un le consigne.
02
Remettre quelque chose à une personne
Un ordinateur portable, une clé de véhicule, un outil, un uniforme — quand cela quitte le magasin, cela devient la responsabilité de quelqu'un. Ce moment de transfert doit être enregistré et reconnu.
03
Le récupérer
Les retours se font à la fin d'un projet, à la démission, à une rotation. Si le retour n'est pas vérifié par rapport à ce qui a été remis, les choses disparaissent discrètement.
04
Entretien et pannes
L'entretien programmé maintient les actifs en service. Les pannes doivent être signalées, acheminées vers la bonne personne et résolues. Sans un dossier, le même actif tombe en panne de la même façon à répétition.
05
Comptages d'inventaire périodiques
Compter ce que vous avez et le comparer à ce que les dossiers indiquent est comment les écarts font surface avant de s'aggraver. Un comptage fait sur papier tend à ne pas être fait du tout.
06
Renouvellements de licences et d'abonnements
Les licences logicielles, les contrats de service et les abonnements ont des dates d'expiration. Manquer un renouvellement arrête soit le travail, soit déclenche un renouvellement automatique que personne n'avait budgétisé.
Où cela s'effondre aujourd'hui ?
La feuille de calcul est toujours obsolète
Le registre était exact le jour de sa création. Depuis, les actifs ont bougé, ont été supprimés et achetés sans que personne ne mette à jour le fichier. Personne ne lui fait confiance, donc personne ne le met à jour.
Le dépôt est une question de mémoire
Qui a le téléphone de l'entreprise, l'appareil photo, la carte d'accès — la réponse vit dans la tête de quelqu'un. Quand cette personne part, l'actif s'en va avec elle ou est simplement perdu.
L'entretien est réactif
L'entretien a lieu après une panne, pas avant. L'historique du service est un dossier de factures plutôt qu'une chronologie que quelqu'un peut lire et exploiter.
Les renouvellements sont des surprises
Une expiration de licence découverte le matin où elle arrive à terme n'est pas un léger inconvénient — cela peut arrêter une équipe entière. La trouver dans une feuille de calcul que personne n'entretient est la façon la plus courante que cela se produit.
Qu'est-ce qui change avec Tenderely BPM
01
Un registre en direct, pas un instantané
Chaque actif est un dossier structuré qui se met à jour quand quelque chose change — localisation, état, détenteur, statut. Le registre est exact maintenant, pas tel qu'il était le trimestre dernier.
02
La remise est une étape, pas une note
Le transfert de dépôt est une étape de flux de travail avec une reconnaissance. La personne qui reçoit l'actif confirme ce qu'elle a pris. L'accord est enregistré comme un sous-produit, pas comme une réflexion tardive.
03
Les retours sont vérifiés par rapport à ce qui a été remis
Quand un actif revient, le retour est comparé au dossier de remise original. Les notes de condition et les signatures se trouvent sur le même document que la remise originale.
04
L'entretien a un calendrier et un historique
Les dates d'entretien programmées déclenchent automatiquement des rappels. Les signalements de panne sont acheminés vers la bonne personne et résolus dans le même dossier. L'historique de chaque actif est lisible d'un coup d'œil.
05
Les renouvellements se rappellent à eux-mêmes
Les dates d'expiration sur les licences et les contrats génèrent des rappels avant la date limite. La bonne personne le voit à temps pour agir, pas le matin où l'accès cesse de fonctionner.
06
Le dépôt lié à la personne que vous connaissez déjà
Parce que Tenderely BPM lie les dossiers d'actif au formulaire de personne déjà dans votre système, il n'y a pas de deuxième base de données d'employés à entretenir. Quand le statut d'une personne change, son profil d'actif change avec.
FAQ
Cela fonctionne-t-il pour tout type d'actif, ou seulement l'équipement informatique ?
+
Tout actif physique ou numérique peut être suivi — véhicules, outils, mobilier, uniformes, licences logicielles, contrats de service. La structure du dossier est configurée à ce que votre organisation possède réellement, pas à une liste de catégories fixes.
Que se passe-t-il pour les dossiers de dépôt ouverts quand un employé part ?
+
Le dossier de dépôt reste lié à cette personne et reste ouvert jusqu'à ce qu'un retour soit enregistré. Parce que le dossier est structuré et visible sur un tableau de bord, les actifs non retournés ne disparaissent pas — ils apparaissent comme des éléments en suspens en attente de résolution.
Une personne extérieure à l'organisation, comme un entrepreneur, peut-elle détenir un actif en dépôt ?
+
Oui. Les formulaires publics vous permettent de recueillir des reconnaissances auprès de personnes qui n'ont pas de compte. Un entrepreneur peut recevoir un formulaire de remise en tant que lien, confirmer ce qu'il a pris et signer — tout sans avoir besoin d'accès à votre système.
Pouvons-nous faire un comptage physique d'inventaire via le système ?
+
Oui. Un comptage périodique est un flux de travail : les compteurs enregistrent ce qu'ils trouvent, le résultat est comparé au registre, et les écarts deviennent des tâches à résoudre. Le comptage est vérifiable car chaque entrée est horodatée et attribuée.
Qui peut voir quels actifs ?
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Les permissions basées sur les rôles et les unités décident qui voit quoi. Un chef de département peut voir les actifs affectés à son équipe sans voir le reste de l'inventaire de l'organisation. Les champs sensibles comme le coût d'achat peuvent être masqués pour des rôles spécifiques.