Kişisel veri uyumu tek bir denetlenebilir akışta.

Kişisel veri yükümlülükleri belirli bir ritimde tekrar eder: yeni bir işleme faaliyeti başlar, bir rıza kayıt altına alınmalıdır, bir ilgili kişi elinde hangi veri olduğunu sorar, bir ihlal 72 saat içinde Kurul'a bildirilmelidir. Bu anların her birinin bir son tarihi ve belgeleme zorunluluğu vardır. Tenderely BPM bu yükümlülükleri zamanlı, izlenebilir ve tek kişinin hafızasına bağlı kalmayan yapılandırılmış adımlara dönüştürür.

Başvuru yap Uygulamada keşfet

Veri uyum işlevi neyi tekrar eder?

İşleme envanterini güncel tutmak

Kişisel veriye dokunan yeni bir araç, tedarikçi veya faaliyet başladığında envanterin güncellenmesi gerekir. Bu iş bir tabloda yürüyorsa sürümler kayar ve tablo her zaman biraz geride kalır.

Veri aktarımlarını kaydetmek

Veri işleyenlere, alt işleyenlere ve yurt dışı alıcılara yapılan aktarımların her biri için ne paylaşıldığı, kiminle ve hangi hukuki dayanak kapsamında aktarıldığı kayıt altında olmalıdır.

Aydınlatma metinlerini ve rızayı yönetmek

Metin değiştiğinde eski sürüm arşivlenmeli, o sürüm altında rıza veren kişiler tespit edilebilir olmalıdır. Klasördeki bir belge, sürüm geçmişi değildir.

İlgili kişi başvurularını yanıtlamak

Erişim, düzeltme, silme ve taşınabilirlik başvurularının her birinin yasal süresi genellikle 30 gündür. Bunları gelen kutusunda takip etmek, süresi yaklaşan başvuruyu ancak biri o e-postayı hatırlarsa görünür kılar.

İhlali 72 saat içinde bildirmek

Kişisel veri ihlali, tespit anından itibaren işlemeye başlayan bir bildirim penceresini tetikler. Bu pencereyi kaçırmak, ihlalin üstüne ayrı bir ihlal oluşturur.

İmha ve silme tutanaklarını belgelemek

Saklama süreleri dolar ve verinin imha edildiğinin kayıt altına alınması gerekir. Tutanaksız gerçekleşen periyodik imha döngüleri, hiç yapılmamış döngülerden ayırt edilemez.

Bugün bunlar nerede tıkanıyor?

Envanter kimsenin güvenmediği bir tablo

Yazıldığı gün doğruydu. O tarihten bu yana üç tedarikçi değişti, iki yeni süreç başladı, bir araç kullanımdan kalktı. Belge aynı kaldı ve sessiz sedasız gerçeklikten koptu.

İlgili kişi başvuruları gelen kutusunda takip ediliyor

Başvuru e-postayla gelir, iletilir, bekler, hatırlatılır ve bir şekilde yanıtlanır ya da yanıtlanmaz. 30 günlük süre bunların hiçbirine aldırmadan işler; hangi başvurunun hâlâ açık olduğunu gösteren bir görünüm yoktur.

Rıza kayıtları metin sürümüne bağlı değil

Birinin rıza verdiğini bilmek yeterli değildir. Rıza verdiği sırada hangi metin sürümünü okuduğu da bilinmelidir. Bu bağlantı kurulmamışsa rıza kaydı denetimde ayakta durmaz.

İhlal haberi panik getirir

Olay yaşandığında bildirim kontrol listesinin bir belgede, Kurul iletişim bilgilerinin başka bir yerde, nelerin ifşa edildiğinin ise belirsiz olduğu ortaya çıkar. 72 saat insanlar arama yaparken daralır.

Tenderely BPM ile ne değişir?

Envanter canlı bir kayıt olur

Her işleme faaliyeti kendi durumu, hukuki dayanağı, saklama süresi ve sorumlusuyla ayrı bir kayıttır. Yeni faaliyet eklemek veya sonlandırmak zaman damgalı bir giriş oluşturur; düzenlenen hücre değil.

Rıza, metin sürümüne bağlanır

Metin güncellendiğinde eski sürüm otomatik olarak arşivlenir. Rıza kaydı, verildiği andaki tam metni referans alır; bağlantı tartışmaya yer bırakmaz.

İlgili kişi başvuruları süreyle ilerler

Her başvuru süreli bir adım açar. Tenderely BPM yanıt penceresi yaklaştığında hatırlatma gönderir; 30 günlük yükümlülük, birinin bir e-postanın tarihinden geri saymasına gerek kalmadan görünür olur.

İhlal yanıtı rehberli bir akıştır

Olay, ekibi değerlendirme, kapsama alma ve bildirim adımlarından geçiren yapılandırılmış bir kayıt açar. 72 saatlik pencere, bildirim adımına tanımlı bir SLA'dır; birinin kafasındaki tarih değil.

Zaten sahip olduğunuz kişi kaydına bağlanır

Modül, çalışma alanınızda halihazırda bulunan kişi formuna bağlanır; hasta, çalışan, müşteri veya başka bir kişi türü olabilir. İlgili kişi başvuruları ve rıza kayıtları doğrudan o kişiye bağlı durur.

Denetim kanıtı her an hazırdır

Her kayıt, kimin ne yaptığını ve ne zaman yaptığını gösteren tam bir geçmiş taşır. Kurul bir sürecin kanıtını istediğinde cevap bir rapordan oluşur, yeniden inşa etme çabasından değil.

SIK SORULANLAR

Bu modül yalnızca sağlık veya finans sektörüne mi özgüdür?

Hayır. Modül sektörden bağımsızdır. Halihazırda kullandığınız sektör veya süreç paketlerinin yanına kurulur ve çalışma alanınızdaki kişi kaydına bağlanır. Bu kişi müşteri, hasta, çalışan, öğrenci veya abone olabilir.

72 saatlik ihlal bildirimi zorunluluğu nasıl yönetiliyor?

Olay kaydı açıldığı anda bildirim adımına 72 saatlik bir SLA tanımlanır. Platform pencere daraldıkça hatırlatma gönderir; adım, zorunlu alanlar doldurulmadan tamamlanamaz. Tamamlanan kayıt, yükümlülüğün yerine getirildiğinin belgesidir.

İlgili kişiler başvurularını dışarıdan iletebilir mi?

Evet. Herkese açık bir form bağlantı olarak yayınlanabilir veya web sitenize gömülebilir. Formu dolduran kişi sisteminizde hesap açmadan bir kayıt oluşturur. 30 günlük süre, başvurunun alındığı andan itibaren işlemeye başlar.

Rıza kayıtlarını ve işleme envanterini kimler görebilir?

Erişimi rol ve alan bazlı yetkiler belirler. Veri koruma sorumlusu her şeyi görebilir; departman yöneticisi yalnızca kendi ekibine ait işleme faaliyetleriyle sınırlandırılabilir; bireysel rıza kayıtları meşru ihtiyacı olan rollerle kısıtlanabilir. Hassas kayıtlara yapılan her erişim kayıt altına alınır.

Aydınlatma metni değiştiğinde ne olur?

Önceki sürüm tarih damgasıyla arşivlenir ve yeni bir sürüm kaydı oluşturulur. Eski sürüm kapsamında alınan rızalar o sürüme bağlı kalır; hangi kişinin hangi metni okuyarak rıza verdiği her zaman tespit edilebilir. Denetim veya başvuru yanıtı bu bağlantıya dayanır.