Belediye için süreç yönetimi ve yazılım.
Bir belediyenin işi meclis salonunda değil, yanında akan onlarca paralel akışta kaybolur: birinin masasında bekleyen vatandaş şikâyeti, birimler arasında sürüncemede kalan ruhsat başvurusu, iş emrini hiç almayan saha ekibi, usulüne uygun kaydedilmemiş meclis kararı. Tenderely BPM bu akışları kod yazmadan tek, denetlenebilir bir yapıya bağlar; sistem kurumun mevcut çalışma biçimine uyum sağlar, tersi değil.
Bir belediye her hafta neyi tekrar eder?
01
Vatandaş başvurusu ve şikâyeti
Vatandaşlar yol, aydınlatma, gürültü, atık ve daha pek çok konuda başvuru yapar. Yapılandırılmış bir kayıt sistemi olmadan aynı şikâyet telefon, vezne ve e-posta yoluyla eş zamanlı gelebilir; hiçbiri birbirine bağlanmaz.
02
İşyeri açma ve çalışma ruhsatı
İşyeri açmak için imar, itfaiye, çevre sağlığı ve mali hizmetler birimlerinin sırayla onay vermesi gerekir. Birimler arasındaki her geçiş dosyanın sessizce beklediği bir noktadır.
03
Saha iş emri
Fen işleri, temizlik ve park ekiplerinin ne yapacağını, nerede ve ne zamana kadar yapacağını bilmesi gerekir. Sözlü talimat ya da telefon araması neyin atandığına, başlandığına veya tamamlandığına dair iz bırakmaz.
04
Zabıta denetim tutanağı
Zabıta memurları iş yerlerini denetler, bulgularını kaydeder, tutanak düzenler. Tutanak kâğıt üstünde kaldığında açık denetim sonuçlarını takip etmek tamamen hafızaya bağlı kalır.
05
Meclis ve encümen oturum kayıtları
Oturumlardan gündem maddeleri, tutanaklar ve kararlar çıkar. Bunlar ayrı ayrı kelime işlemci dosyalarında yaşıyorsa belirli bir kararı bulmak dosya ismine güvenerek klasör taramaya dönüşür.
06
Belediye taşınmazı ve kira takibi
Belediye mülkleri işletmelere ve bireylere çeşitli koşullarla kiraya verilir. Kira süreleri, güncellenen tutarlar ve ödeme takibi her ay yinelenen bir iştir.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Şikâyetlerin ipi kopuyor
Vezneye kayıt ettirilen, e-postayla birime iletilen ve telefonda takip edilen şikâyet üç ayrı olaya dönüşür; ortak kaydı yoktur. Vatandaş geri dönüş alamadığı için tekrar arar; vezne görevlisi de ne olduğunu anlatamaz.
Ruhsat başvuruları birimler arasında bekler
Her birim kendi şartını ekler ve dosyayı geçirir. Ortak bir durum ekranı olmadığında başvuru sahibi nerede olduğunu bilemez, veznedeki görevli de yanıt veremez.
Saha görevlendirmeleri doğrulanamıyor
Şef ekibi Salı günü bozuk kaldırımı tamir etmesini söyledi. Perşembede bitti mi? Şef aramadıkça kimse bilmez; üstelik zaman damgalı bir kayıt da yoktur.
Kararları bulmak arşiv taramaya dönüşüyor
Meclis bir kira sözleşmesini, taşınmaz üzerine kısıtlamayı ya da ihaleleri onayladı. Altı ay sonra hukuki bir sorgu için bu karar gerekiyor; cevap basılı tutanakları tarihine göre aramaktan geçiyor.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Vatandaş veznede beklemeden başvurur
Web sitesine gömülen ya da bağlantı olarak paylaşılan herkese açık form, vatandaşın her cihazdan, her saatte başvuru yapmasını sağlar. Gelen başvuru ilk andan itibaren yapılandırılmış bir kayıttır.
02
Çok birimli onaylar kendiliğinden yönlenir
Koşullu yönlendirme ve paralel onay adımları kod yazmadan kurulur. Ruhsat başvurusu önceki birimin incelemesini tamamlamasından önce bir sonrakine geçmez; süre (SLA) aşıldığında sorumlu görevli otomatik uyarı alır.
03
İş emirleri sahada mobilden takip edilir
Aynı akış iOS ve Android uygulamalarında da çalışır. Saha ekibi görevi alır, durumunu günceller ve sahadan kapatır; kayıt her adımın ne zaman gerçekleştiğini tutar.
04
Denetim tutanakları baştan yapılandırılmış
Memur kâğıt yerine telefonundaki formu doldurur. Bulgular, fotoğraflar ve düzenlenen bildirimler aynı kayda eklenir; açık işlemler çözülene kadar takip edilir.
05
Meclis kararları aranabilir ve denetlenebilir
Her oturum, gündem maddeleri ve alınan kararlar denetim geçmişiyle birlikte yapılandırılmış kayıt olarak saklanır. Kararı bulmak bir arama işlemine dönüşür; arşiv taramasına gerek kalmaz.
06
Tüm akış pano üzerinde görünür
Mahalleye göre açık şikâyetler, onay bekleyen ruhsat başvuruları, gecikmiş iş emirleri, yaklaşan kira yenilemeleri — bunlar artık araştırmanız gereken sorular değil, panoda duran sayılardır.
SIK SORULANLAR
Vatandaşlar hesap açmadan başvuru yapabilir mi?
+
Evet. Bağlantı olarak yayınlanan herkese açık form, başvuru yapan kişiden giriş bilgisi istemez. Vatandaşın kendi başvurusunu sonradan takip edebilmesini istiyorsanız, yalnız kendi kayıtlarını gören dış kullanıcı olarak sisteme bağlanabilir; kurumun iç verilerine erişemez.
Başvurular şikâyet türüne göre farklı birimlere yönlendirilebilir mi?
+
Evet. Akıştaki koşullu dallanma sayesinde yol onarımı talebi fen işlerine, gürültü şikâyeti zabıtaya gider. Yönlendirme kod yazmadan kurulur ve aktif başvuruları etkilemeden istenildiğinde değiştirilebilir.
Denetim memurları ve saha ekipleri internet bağlantısı olmadığında nasıl çalışır?
+
iOS ve Android uygulamaları web arayüzüyle aynıdır. Telefon veya tableti olan bir ekip üyesi görevi açabilir, tutanağı doldurabilir ve fotoğraf ekleyebilir. Girilen veriler bağlantı sağlandığında eşitlenir.
Hangi birim hangi kayıtları görebilir?
+
Rol ve birim bazlı yetkiler kimin neyi göreceğini belirler. Temizlik ekibi yalnız kendi iş emirlerini, ruhsat birimi görevlisi yalnız ruhsat başvurularını görür. Üst yönetim ve seçilmiş üyeler, bireysel dava detaylarına erişmeksizin pano izni alabilir. Alan bazlı yetkiler belirli bir sütunu belirli rollerden gizlemeye yarar.
Tek bir süreçle başlayıp sonradan diğerlerini ekleyebilir miyiz?
+
Evet. Başlangıç seti hazır akışlarla birlikte kurulur; ancak her süreç bağımsızdır. Önce vatandaş başvurusunu yayına alabilir, ardından işyeri ruhsatını ve saha iş emirlerini ekleyebilirsiniz; her değişiklik diğer akışları etkilemez.