Dernek ve vakıflar için süreç yönetimi ve yazılım.
Bir dernek ya da vakıf her hafta aynı işleri yapar: yeni üye alır, aidat takip eder, bağış kaydeder, gönüllü görevlendirir, yardım başvurusunu inceler ve yönetim kurulundan karar alır. Tüm bunlar ortak gelen kutuları ve elektronik tablolar üzerinden yürütüldüğünde organizasyon işleyebilir; ama büyüyemez. Tenderely BPM bu tekrarlayan adımların tamamını kod yazmadan tek bir izlenebilir sisteme bağlar.
Bir dernek ya da vakıf neyi tekrar eder?
01
Üye kaydı ve aidat takibi
Yeni üyeler katılır, eskiler yeniler, bir kısmı aidatını geciktirir. Kimin aktif, kimin borçlu, kimin ilişiği kesilmiş olduğunu öğrenmek için elle yapılan bir denetim gerekmemelidir.
02
Bağışçı ve bağış kaydı
Bireysel ve kurumsal bağışçılar tek seferlik veya düzenli bağış yapar. Her katkının bir bağışçıya, bir kampanyaya ve bir raporlama dönemine bağlanması gerekir; ileride teşekkür etmek ve raporlamak bu sayede kolaylaşır.
03
Gönüllü koordinasyonu
Gönüllüler başvurur, uygunluklarını bildirir ve faaliyetlere atanır. Merkezi bir kayıt olmadığında aynı gün hem çifte atama hem de boşluk ortaya çıkar.
04
Yardım başvurusu ve sosyal inceleme
Başvuru sahibi destek talep eder; bir çalışan ya da sosyal hizmet uzmanı vakayı inceler ve belgeleri toplar; bulgu yönetim kuruluna iletilir. Bu adımların her biri sırasıyla ve eksiksiz gerçekleşmelidir.
05
Proje ve faaliyet yönetimi
Planlanan faaliyetlerin bütçesi, sorumlusu, takvimi ve çıktısı vardır. İlerlemenin yıl sonu raporunda değil, uygulama süresince görünmesi gerekir.
06
Yönetim kurulu kararları ve onaylar
Harcama onayları, yardım kararları ve politika değişiklikleri bir yönetim kurulu kararı gerektirir. Bu kararın numaralı, tarihli, imzalı ve denetimde anında bulunabilir olması şarttır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Üye verisi kimsenin tam güvenmediği bir Excel'de duruyor
Bir kişi günceller, güncellemeler arasında eskir; o kişi yokken hangi sürümün geçerli olduğunu kimse bilmez. Genel kurul öncesinde aktif üye sayısı tahmine dönüşür.
Yardım başvuruları gelen kutusunda bekliyor
Talep e-posta veya kâğıtla gelir. Sosyal inceleme, ardından yönetim kurulu onayı gerekir. Tanımlı bir akış olmadığında her başvuru, fark eden kişinin hızıyla ilerler; başvuru sahibi ise nerede olduğunu bilmez.
Yönetim kurulu kararlarına ulaşmak zor
Kararlar kelime işlemcide yazılır, e-posta zinciriyle onaylanır ve indekslenmemiş bir klasöre kaldırılır. Bir bağışçı, denetçi ya da kamu kurumu 47 numaralı kararı sorduğunda arama başlar.
Gönüllüler ve çalışanlar farklı listelerden çalışıyor
Gönüllü müsaitliği bir sohbet grubunda, görevlendirme takvimde, sonuçlar hiçbir yerde. Tek bir etkinliği koordine etmek üç ayrı kaynağı bir araya getirmeyi gerektiriyor; sonraki seferinde de aynısı tekrar yaşanıyor.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her üye canlı bir kayıt
Üyelik durumu, aidat geçmişi ve iletişim bilgileri, yetkisi olan herkesin görebileceği tek bir kayıtta durur. Genel kurul öncesinde uzlaştırılacak bir Excel yoktur.
02
Yardım başvuruları tanımlı adımlarla ilerliyor
Başvuru, sosyal inceleme ve yönetim kurulu onayı tek akışın ayrı aşamalarıdır. Her aşama yalnızca bir önceki tamamlandığında açılır; hiçbir adım atlanamaz ve başvurunun nerede olduğu her an görünür.
03
Yönetim kurulu kararları otomatik olarak kayıt altına alınıyor
Onaylanan her karar, kimin ne zaman oy kullandığına dair denetim iziyle birlikte numaralı ve tarihli bir kayıt olur. 47 numaralı karara ulaşmak bir arama işidir, bir öğleden sonralık araştırma değil.
04
Gönüllüler dışarıdan başvuruyor ve görev alıyor
Herkese açık form, ilgi duyan kişinin hesap açmadan başvurmasına ve müsaitliğini bildirmesine olanak tanır. Görevlendirmeler bildirim olarak geri döner; koordinatör ise tüm tabloyu tek yerden görür.
05
Onaylar telefondan veriliyor
Ofiste olmayan yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler iOS veya Android üzerinden inceleyip onaylayabilir. Bir harcama ya da yardım kararı bir sonraki toplantıyı beklemek zorunda kalmaz.
06
Tenderely tüm organizasyona tek bir görünüm sunuyor
Aktif üyeler, bekleyen yardım başvuruları, yaklaşan faaliyetlerdeki gönüllü kapsamı ve taahhüt edilen bütçeler dört ayrı dosyada değil, bir panoda durur; liderlik güncel bilgiyle karar verebilir.
SIK SORULANLAR
Hazır bir kurulumla başlayıp sonradan düzenleyebilir miyiz?
+
Evet. Dernek ve Vakıf paketi hazır formlar, akışlar ve bir pano ile birlikte açılır. Ardından her formu kurumunuzun ihtiyaçlarına göre düzenleyip yayınlarsınız. Paket bir başlangıç noktasıdır, kısıt değil — her şey kod yazmadan değiştirilebilir.
Yardım başvuru sahipleri hesap açmadan çevrimiçi başvurabilir mi?
+
Evet. Herkese açık form bağlantı olarak paylaşılabilir ya da web sitenize gömülebilir. Başvuru sahibi kayıt olmadan formu doldurur; gönderilen form, kurum içindeki inceleme ve onay adımlarından geçecek bir kayıt açar.
Yönetim kurulu onay adımını tüm üyeler aynı anda çevrimiçi olmadan nasıl tamamlayabiliriz?
+
Onay adımları paralel olarak çalışabilir; her yönetim kurulu üyesi konuyu bağımsız olarak web ya da mobil üzerinden inceler ve yanıtlar. Gerekli yanıtlar toplandığında adım onaylanır ya da reddedilir; her yanıt denetim geçmişinde zaman damgasıyla yer alır.
Yararlanıcının sosyal inceleme raporu gibi hassas verileri kim görebilir?
+
Rol bazlı ve alan bazlı yetkiler kimin neyi göreceğini tam olarak belirler. Bir sosyal hizmet uzmanı inceleme ayrıntılarına erişirken gönüllü koordinatörü yalnızca faaliyet atamalarını görür. Hassas kayıtlarda her görüntüleme kayıt altına alınır; kim, hangi kaydı, ne zaman açmış her zaman bilinir.
Bağışçılar veya üyeler otomatik olarak bilgilendirilebilir mi?
+
Evet. Uygulama içi mesaj, e-posta veya anlık bildirim akışın herhangi bir noktasında gönderilebilir. Süre tanımlanan bir adım zamanında yanıtlanmazsa sorumlu kişi otomatik hatırlatma alır; bekleyen bir inceleme ya da onay sessizce yığılmaz.