Çalışma saati, vardiya ve fazla mesai tek izlenebilir akışta.
Çalışanlarına saat üzerinden ödeme yapan ya da kimin ne zaman çalıştığını ispat etmesi gereken her kuruluş aynı döngüyü tekrar eder: biri çizelge yapar, biri gerçekleşeni kaydeder, biri fazla mesaiyi onaylar, biri de dönemi kapatır. Bu dört şey farklı araçlarda yürütüldüğünde ay, mutabakat tartışmasıyla kapanır. Tenderely BPM vardiya planlamasını, günlük devamı, istisna yönetimini ve dönem onayını tek bağlı kayda dönüştürür; bu kayıt da sizin zaten kullandığınız personel formuna doğrudan bağlanır.
Çalışma süresi yönetimi her dönem neyi tekrar eder?
01
Vardiya tanımlama
Sabah, öğleden sonra, gece, dönüşümlü — her modelin kendi saati ve kuralı vardır. Bu tanımlar yalnızca birinin zihninde yaşıyorsa o kişi değiştiğinde tutarsızlıklar başlar.
02
Haftalık çizelge oluşturma
Mevcut personeli gereken kapsama göre yerleştirmek, izin ve resmi tatilleri hesaba katmak. Elektronik tabloda yapılan çizelge, iki kişi gün değiştirdiği anda bozulur.
03
Günlük devam kaydı
Planlananla gerçekleşen arasındaki fark: geç başlama, erken çıkış, devamsızlık. Bu fark kapanmadan puantaja girilirse bordro anlaşmazlıkları başlar.
04
Fazla mesai yönetimi
Ek saatlerin bir talebi, gerekçesi ve yönetici kararı olması gerekir — gerçekleşmeden önce. Kayıt yoksa saatler ya yok sayılır ya da şişirilir.
05
İstisnalar ve düzeltmeler
Unutulan giriş kaydı, vardiya takası, tatil günü mesaisi. Her istisnanın not edilmesi, onaylanması ve dönem toplamına yansıtılması gerekir.
06
Dönemi kapatma ve kilitleme
Bordro hesaplandıktan sonra rakamların dondurulması gerekir. Gönderimden sonra da değiştirilebilen bir tablo kapalı dönem değil, hukuki risktir.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Çizelge ile puantaj hiçbir zaman örtüşmüyor
Biri paylaşımlı tabloda, diğeri bordro ihracatında duruyor. İkisini uzlaştırmak, ay sonunda baskı altında yapılan manuel bir iştir ve her seferinde uyuşmayan bir şey çıkar.
Fazla mesai onayı sonradan alınıyor
Yönetici koridorda başını sallar, saatler tabloya girer, onay ise WhatsApp mesajı olarak gelir ya da gelmez; hiçbir şeye eklenemeyen bir mesaj.
İstisnalar kurumsal bellekte yaşıyor
Hangi ekibin hangi vardiya modelinde çalıştığını, hangi lokasyonun hangi tatili uyguladığını, kimin özel düzenlemesi olduğunu tek bir İK uzmanı biliyor. O kişi gittiğinde bilgi de gidiyor.
Hiçbir şey denetlenemiyor
Kim bir hücreyi değiştirdi, ne zaman, neden? Elektronik tablo bunu söyleyemez. Ücret anlaşmazlığında veya denetimde denetim izi yokluğu, hatanın kendisi kadar zarar verici olur.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Vardiyalar yapılandırılmış tanımlardır, serbest metin değil
Her vardiya modeli kendi saati ve kuralıyla adlandırılmış, yeniden kullanılabilir bir kayıttır. Çizelge bu tanımlara referans verir; modelde yapılan değişiklik hücre hücre yamalamak yerine doğru biçimde yayılır.
02
Fazla mesai onay adımından geçer
Koşullu ve paralel onay adımları kod yazmadan kurulur. Fazla mesai talebi doğru yöneticiye ulaşır, karar beklenir ve sonuç saatlerle aynı kayda kalıcı olarak eklenir.
03
Son tarihler kendiliğinden hatırlatır
Herhangi bir adıma süre (SLA) tanımlandığında süre dolunca uyarı gönderilir. İmzalanması gereken puantajlar artık birinin gelen kutusunda sessizce beklemez.
04
Personel telefondan onay verir
Aynı akış iOS ve Android uygulamasında da çalışır. Saha yöneticisi nerede olursa olsun çizelgeyi onaylayabilir ya da vardiya takasını tek dokunuşla kabul edebilir.
05
Dönem kapandığında kilitlenir
Onaylanan dönem salt okunur bir kayıt hâline gelir. Bordro için kullanılan rakamlar sistemde sabit kalır; denetim geçmişi kimin ne zaman kilitlediğini gösterir.
06
Saatler rapor değil, pano olur
Tenderely BPM birikmiş kayıtları panolara ve raporlara dönüştürür. Departman bazında fazla mesai, devam oranları, bekleyen istisnalar ve yaklaşan vardiya açıkları ay sonunu beklemeden görünür olur.
SIK SORULANLAR
Bu modül mevcut personel kayıtlarımızla çalışır mı?
+
Evet. Puantaj ve vardiya kayıtları çalışma alanınızda zaten bulunan personel formuna bağlanır; personel verisi tekrar girilmez. Sıfırdan başlıyorsanız modül herhangi bir sektör paketiyle birlikte çalışır — sektörden bağımsız tasarlanmıştır.
Farklı vardiya modellerine sahip birden fazla lokasyon veya departmanı yönetebilir miyiz?
+
Evet. Vardiya tanımları, çizelge kuralları ve onay zincirleri birim veya role göre ayrı ayrı kurulur. Gece vardiyalı bir üretim hattı ile standart saatte çalışan bir ofis ekibi aynı çalışma alanında birbirini etkilemeden tamamen farklı modeller izleyebilir.
Dönem kapandıktan sonra puantajın değiştirilmesini ne engeller?
+
Dönem kilitleme, kayıt onaylandığında onu salt okunur hâle getirir. Sonraki bir değişiklik için dönemin tanımlı bir adımdan geçilerek yeniden açılması gerekir; denetim geçmişi bunu kimin neden yaptığını kaydeder. Özgün rakamlar hiçbir zaman sessizce üzerine yazılmaz.
Çalışanlar kendi saatlerini girebilir mi, yoksa bu yalnızca yönetici işi midir?
+
Her iki model de çalışır. Akışı, çalışanların kendi saatlerini girip yöneticinin onayladığı şekilde de; yöneticilerin doğrudan girdiği şekilde de yapılandırabilirsiniz. Rol tabanlı erişim, her kişinin yalnızca kendi rolünün izin verdiği alanları görmesini ve düzenlemesini sağlar.
Fazla mesai onayı akışa nasıl entegre olur?
+
Fazla mesai, sonradan eklenen ayrı bir süreç değil, aynı akışın içindeki bir talep adımıdır. Koşullu dallanma sayesinde talep, fazla mesai miktarına, departmana veya tanımladığınız başka bir alana göre farklı onaylayıcılara yönlendirilebilir; bunların hiçbiri için kod yazmanız gerekmez.