Le operazioni di spedizione doganale in un unico flusso tracciabile.
Il lavoro di un'agenzia di spedizione doganale ruota attorno a scadenze che non si spostano e documenti che devono essere esatti. Perdere un passaggio, smarrire un certificato o lasciare un carico oltre il tempo di giacenza in magazzino vincolato, e il cliente paga — e poi cerca un nuovo spedizioniere. Tenderely BPM lega ogni fascicolo di dichiarazione, controllo documento, approvazione e scadenza in un unico record strutturato, senza codice, così nulla sfugge perché rimasto nella email di qualcuno.
Cosa ripete ogni giorno un'agenzia di spedizione doganale?
01
Apertura di un fascicolo di dichiarazione
Ogni spedizione avvia un fascicolo: cliente, procura, merce, origine, valore, codice tariffario. Se il passaggio di apertura è libero, il fascicolo è già incompleto prima ancora di iniziare.
02
Raccolta e controllo documenti
Fattura, documento di trasporto, certificato di origine, licenze, rapporti di prova — ogni documento deve essere presente e corretto prima che la dichiarazione sia inoltrata. Un documento mancante non emerge fino al momento peggiore.
03
Calcolo dei dazi e delle imposte
Il codice tariffario corretto determina l'aliquota; l'aliquota determina il dazio; un codice sbagliato significa un sottopagamento o un sovrapagamento e entrambi hanno conseguenze.
04
Inoltro e registrazione della dichiarazione
Lo spedizioniere controlla il fascicolo, lo approva e lo invia. Se il canale di ispezione è rosso o giallo, inizia un processo aggiuntivo. Ogni fase ha la propria scadenza.
05
Magazzino vincolato e tempo di giacenza
Le merci in attesa in un magazzino vincolato o in porto accumulano costi di stoccaggio giorno dopo giorno. Sapere esattamente quando ogni carico entra e quando deve uscire non è facoltativo.
06
Sanzioni, rettifiche e ricorsi
Quando una sanzione viene emessa, l'agenzia ha bisogno di una registrazione di quanto accaduto, entro quando rispondere e cosa è stato presentato. Un ricorso senza un fascicolo documentale è un ricorso difficile da vincere.
Dove si interrompe oggi?
Il fascicolo è distribuito in cinque posti
Documenti in email, note in un gruppo chat, scadenze in un calendario personale, commissioni in un foglio di calcolo e lo stato della dichiarazione in un portale governativo. La persona che tiene insieme tutti e cinque è insostituibile — ed è un rischio.
Le lacune nei documenti emergono troppo tardi
Il permesso mancante o il certificato scaduto vengono scoperti al momento dell'invio, non all'acquisizione. A quel punto la merce è già al confine e il cliente è già al telefono.
Le scadenze dipendono da chi se le ricorda
I limiti di giacenza, le finestre di ricorso e le scadenze di pagamento sono tracciati da persone, non da sistemi. Quando la persona è occupata, la scadenza passa silenziosamente e i costi finiscono sulla fattura del cliente.
I costi del fascicolo vengono assemblati dopo i fatti
Le spese portuali, le tariffe di traduzione, i costi di ispezione e le sanzioni vengono raccolti dalla memoria o da note sparse quando viene preparata la fattura, non mentre accadono. Quello che viene dimenticato non viene addebitato.
Cosa cambia con Tenderely BPM
01
Ogni fascicolo è un record strutturato
Cliente, procura, codice tariffario, dettagli della spedizione e tutti i documenti allegati vivono su un unico record. Chiunque abbia accesso vede il quadro completo senza dover chiedere.
02
La checklist dei documenti si applica da sola
I documenti obbligatori sono elencati come campi nel fascicolo. Un passaggio nel flusso non può avanzare finché la checklist non è completa, così le lacune vengono rilevate all'acquisizione, non al confine.
03
L'approvazione è un passaggio, non un'email
La revisione e la firma dello spedizioniere sono un passaggio denominato nel flusso. La ramificazione condizionale gestisce i canali di ispezione: un risultato di canale rosso apre automaticamente passaggi aggiuntivi, senza che qualcuno debba ricordarsi di farlo.
04
Le scadenze si ricordano da sole
Assegna un SLA a un passaggio e Tenderely avvisa quando la scadenza si avvicina e di nuovo quando passa. I limiti di giacenza e le finestre di ricorso smettono di dipendere dalla memoria di una persona.
05
I clienti possono inviare da fuori
Invia a un cliente un link di modulo pubblico per caricare i propri documenti. Quello che inviano finisce direttamente sul record del fascicolo. Non hanno bisogno di un account né di accesso al tuo sistema interno.
06
I costi e le commissioni del fascicolo sono visibili mentre accadono
I costi registrati nel fascicolo durante il processo — non assemblati dalla memoria al momento della fatturazione. Dashboard e report mostrano quali fascicoli sono aperti, quali sono scaduti e cosa è stato raccolto.
DOMANDE FREQUENTI
Possiamo configurare flussi diversi per importazione, esportazione e transito?
+
Sì. Ogni tipo di dichiarazione può avere il proprio flusso con la propria checklist di documenti, passaggi di approvazione e regole di scadenza. La ramificazione condizionale significa che un passaggio che si applica solo a, ad esempio, merci controllate può essere incluso solo quando il campo pertinente è compilato in un certo modo.
I clienti possono vedere lo stato delle loro stesse spedizioni?
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Sì. Un cliente può avere accesso come utente esterno collegato che vede solo i propri fascicoli e i passaggi in attesa del suo input — mai i record di altri clienti o i tuoi dati interni. Puoi anche inviargli un link di modulo pubblico per l'invio di documenti senza dargli accesso al sistema.
Come tracciamo le scadenze del magazzino vincolato su molte spedizioni contemporaneamente?
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Ogni record di spedizione ha la propria data di entrata e scadenza. Le impostazioni SLA sul passaggio pertinente attivano avvisi prima e dopo il limite. Una dashboard costruita da quei record mostra tutte le spedizioni e il loro tempo di giacenza rimanente in una vista, senza che qualcuno debba compilarla.
Possiamo registrare e tracciare sanzioni e ricorsi nello stesso sistema?
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Sì. Una sanzione può aprire un nuovo record collegato — o una nuova fase sul fascicolo esistente — con i propri passaggi, scadenze e allegati di documenti. La connessione tra la dichiarazione originale e il ricorso è conservata, così la storia completa è in un unico posto.
Esiste una configurazione già pronta per un'agenzia di spedizione doganale?
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Sì. Il pacchetto Spedizione doganale si installa con flussi, griglie di documenti, tracciamento delle scadenze e una dashboard già in posizione. Quindi regoli ogni modulo per adattarlo allo stile di lavoro della tua agenzia e lo pubblichi. Il pacchetto è un punto di partenza, non un vincolo.