Cada caso, registrado de principio a fin.
Ya sea que lo llames caso, expediente o asunto, el trabajo es el mismo: alguien abre un registro para una persona u organización, añade notas de cada interacción, asigna tareas, recopila documentos y finalmente lo cierra con una decisión. Esa secuencia se desmorona cuando las notas están en el correo, las tareas en una aplicación de chat y los documentos en una carpeta compartida en la que nadie confía completamente. Tenderely BPM mantiene el caso unido como un registro estructurado y mantiene a todo el equipo en movimiento sin código.
¿Qué se repite en la gestión de casos?
01
Abrir un caso
Llega una derivación, se presenta una queja o un cliente entra. Alguien captura los hechos básicos, asigna un responsable y fija el primer plazo. Si ese momento es desestructurado, las comparaciones e informes se vuelven imposibles después.
02
Registrar interacciones
Cada entrevista, llamada o reunión genera notas que pertenecen al registro del caso, no a quién estuviera en la sala. Cuando un colega se hace cargo, necesita el historial completo.
03
Asignar y rastrear tareas
Un caso genera tareas: recopilar un documento, hacer una derivación, programar un seguimiento. Rastrear esas tareas por memoria o notas adhesivas es cómo se pierden las cosas.
04
Recopilar y revisar documentos
Documentos de identidad, informes médicos, órdenes judiciales, formularios de seguros — el caso nunca se completa hasta que los documentos correctos están presentes y verificados.
05
Pasos de aprobación y escalada
Algunas decisiones dentro de un caso necesitan la aprobación de un supervisor antes de continuar. Cuando esa aprobación ocurre en una conversación aparte, no deja rastro de auditoría.
06
Cierre e informes
Un caso se cierra con una decisión, un resultado o una derivación. Sin un cierre estructurado, las cargas de casos no se pueden medir y los patrones entre casos permanecen invisibles.
¿Dónde falla la gestión de casos actualmente?
El historial del caso está disperso
Notas en correo, documentos en una carpeta compartida, tareas en un hilo de chat. Cuando alguien se ausenta o se va, el historial del caso prácticamente desaparece — y reconstruirlo cuesta más tiempo que el trabajo original.
Nadie sabe la verdadera carga de casos
Cuántos casos están abiertos, cuánto tiempo llevan abiertos, qué trabajador está sobrecargado y qué caso no ha tenido actividad durante semanas — nada de esto se puede saber sin que alguien se siente a compilarlo manualmente.
Las aprobaciones ocurren sin registro
Un supervisor da aprobación verbal en el pasillo. La decisión es real pero el registro está en blanco. Cuando llega una auditoría o revisión de quejas, el registro en blanco es el problema.
Los plazos se gestionan de memoria
Los plazos legales, fechas de revisión y llamadas de seguimiento están en la cabeza de una persona o en su calendario personal. Cuando esa persona está abrumada, el plazo pasa silenciosamente.
¿Qué cambia con Tenderely BPM?
01
Un registro para todo el caso
Hechos de apertura, notas de interacciones, documentos, tareas y decisiones se adjuntan al mismo registro del caso. Un trabajador que retoma un caso ajeno ve el historial completo sin preguntar a nadie.
02
Los pasos de aprobación están dentro del flujo
Los pasos de aprobación condicionales y paralelos se configuran sin código, por lo que la aprobación de un supervisor se convierte en un paso nombrado en el registro en lugar de una conversación en el pasillo. La decisión es rastreable.
03
Los plazos se recuerdan solos
Asigna un SLA a cualquier paso y Tenderely envía una advertencia cuando se aproxima el plazo. Una fecha de revisión legal ya no depende de la memoria de alguien.
04
Las partes externas pueden presentar sin cuenta
Envía un enlace de formulario público a un cliente, una fuente de derivación u organización de terceros y su presentación llega directamente al registro del caso. No necesitan cuenta ni acceso a tu sistema.
05
Móvil para trabajo de campo
El mismo registro del caso es accesible en las aplicaciones iOS y Android, por lo que las notas y documentos de una visita domiciliaria o entrevista fuera del sitio se adjuntan al caso en tiempo real.
06
La carga de casos es un panel en vivo
Los casos abiertos por trabajador, por estado y por tiempo desde la última actividad están en un panel en lugar de en una hoja de cálculo compilada a fin de mes. Los patrones se hacen visibles mientras aún hay tiempo para actuar.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Podemos adaptar la estructura del caso a nuestro propio campo — trabajo social, seguros, legal o quejas?
+
Sí. Los campos, etapas y pasos de aprobación que conforman un caso se configuran sin código. Un caso de servicios sociales con puntos de control de salvaguardia, una reclamación de seguros con revisión de tasador y un asunto legal con notas de tiempo facturables son todas configuraciones diferentes de la misma plataforma subyacente.
¿Cómo se controla el acceso en un equipo con diferentes roles?
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Los permisos a nivel de unidad, rol y campo determinan quién puede abrir un caso, quién puede ver campos específicos como información personal sensible y quién puede aprobar un paso. Un trabajador junior y un supervisor pueden trabajar en el mismo sistema y ver cosas diferentes.
¿Hay un rastro de auditoría completo para cada caso?
+
Sí. Cada cambio en un registro de caso, cada paso de aprobación realizado y cada documento añadido se registra con una marca de tiempo y la identidad de la persona que lo hizo. El historial no se puede editar después del hecho, lo que significa que resiste la revisión.
¿Pueden los clientes o solicitantes enviar información desde fuera de la organización?
+
Sí. Los formularios públicos se pueden compartir como enlace con cualquiera, y lo que envíen va directamente al registro del caso. La persona externa nunca ve tu sistema interno.
¿Cómo rastreamos casos que han estado abiertos durante mucho tiempo?
+
Cada etapa puede llevar un SLA. Cuando el tiempo en una etapa excede el límite, una notificación va al trabajador asignado, su supervisor o ambos. Una vista de panel filtrada por tiempo desde la última actividad hace visible los casos estancados de un vistazo.